Polityka ekologiczna w firmie

Światowe trendy związane z odpowiedzialnym modelem prowadzenia biznesu wymagają od firm uwzględnienia wielu czynników, w tym także odnoszących się do ochrony środowiska naturalnego.
W szczególności w roku 1987 stworzone przez Światową Komisję ds. Środowiska i Rozwoju (World Commision on Enviroment and Development) wymagania w zakresie zrównoważonego rozwoju, który do dnia dzisiejszego jest podstawą przy prowadzeniu polityki ekologicznej.

Każda firma podczas planowania działalności biznesowej zobowiązana jest do uwzględnienia wymagań ekologicznych (przepisów prawnych w zakresie uzyskania niezbędnych zgód i dopuszczeń oraz do prowadzenia sprawozdawczości w zakresie korzystania ze środowiska naturalnego).

W szczególności korzystanie ze środowiska może obejmować :
odprowadzanie ścieków,
utylizację odpadów (metale, papier, drewno, tworzywa sztuczne),
zużywanie opakowań zwrotnych i jednorazowych (papierowe, drewniane, plastikowe),
zużycie paliw przez samochody i maszyny,
zużycie mediów (energia, elektryczna i cieplna, woda, gaz).

W przypadku przekazywania odpadów istotne jest również, aby każdorazowo fakt utylizacji dokumentować za pomocą karty przekazania odpadu. W takim przypadku niezbędne jest uzyskanie potwierdzenia odbioru odpadu przez firmę posiadającą stosowane zgody w tym zakresie. Tym samym podczas prowadzenia działalności biznesowej ilość powstających odpadów powinna zgadzać się z ilością przekazanych odpadów do utylizacji.

Fakt występowania konieczności utylizacji odpadów nie musi wcale oznaczać konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów (za wyjątkiem opłat ponoszonych na rzecz instytucji państwowych). W wielu przypadkach firmy recyklingowe odbierają odpady na swój koszt, a w przypadku wybranych odpadów (takich jak papier, złom metalowy, czy wybrane rodzaje tworzyw sztucznych) możliwe jest również uzyskanie dodatkowych przychodów z tego tytułu.

W całym cyklu wytwórczym, podczas którego powstają różne produkty, zużywane są różne media takie jak woda, gaz czy energia elektryczna oraz cieplna. Tym samym im wyższe zużycie mediów, tym wyższe koszty wytwarzania. Dlatego podczas planowania procesów technologicznych i dokonywania zakupów wyposażenia produkcyjnego w firmie warto brać pod uwagę wysokość zużycia mediów. Środki transportu w firmie to z kolei koszty związane ze zużyciem paliw – w tym obszarze występuje duży potencjał oszczędnościowy (wpływający na poziom korzystania przez firmę ze środowiska).

Dzięki wsparciu zewnętrznemu (dotacje UE, fundusze WFOŚ oraz NFOŚ czy preferencyjne kredyty bankowe m.in. oferowane przez BOŚ) staje się możliwe realizowanie inwestycji w obszarze odnawialnych źródeł energii elektrycznej i cieplnej (elektrownie fotowoltaiczne, instalacje kolektorów grzewczych), czy też innych innych mediów (m.in. wody i gazu).

Ochrona środowiska
Polityka ekologiczna firmy

Mentoring

Mentoring to partnerska relacja między mentorem (mistrzem) a uczniem, zorientowana na odkrywanie i rozwijanie potencjału ucznia.
doradza pracownikowi firmy (uczniowi), za którego jednak nie ponosi odpowiedzialności w odniesieniu do podejmowanych przez niego decyzji.

Mentor (mistrz) doradza pracownikowi firmy (uczniowi), za którego jednak nie ponosi odpowiedzialności w odniesieniu do podejmowanych przez niego decyzji.

W praktyce firmowej mentoring może się odnosić do następujących obszarów:
– rozwój zdolności osobowych,
planowanie kariery pracownika,
rozwój zawodowy.

Tym samym mentoring może odnosić się albo do obszarów typowo personalnych (np. wzmocnienie zaufania wewnętrznego lub świadomości ucznia) lub do typowo zawodowych (np. wsparcie w procesie edukacji lub podczas osiągania celów kariery zawodowej ucznia).

Mentoring może bazować na czterech zasadniczych formach:
niesformalizowany mentoring – występuje wtedy, gdy bardziej doświadczony pracownik bierze pod opiekę mniej doświadczonego pracownika (na bazie podobnych celów, na przykład praca w tej samej brygadzie).
mentoring uzależniony od stanowiska – występuje wtedy gdy mentor jest bezpośrednim przełożonym pracownika. W takiej sytuacji każdemu dobremu managerowi zwykle zależy na tym, aby wspierać pracowników swojego zespołu.
oficjalne programy mentoringowe – zostały stworzone w latach 90-tych ubiegłego wieku i stanowią próbę usystematyzowania niesformalizowanego mentoringu, poprzez określenie celów oraz wyników jakie chcemy osiągnąć w wyniku procesu mentoringu. Oficjalne programy mentoringowe stosowane są na przykład w następujących przypadkach: wprowadzenie nowych pracowników, przekwalifikowanie wewnątrz firmy lub szkolenie członków zespołów projektowych w zakresie nowych kompetencji.
mentoring uzależnionych od sytuacji – oferuje wsparcie w specjalnych sytuacjach, na przykład gdy osoba potrzebuje wprowadzenia w zakresie nowego oprogramowania komputerowego.

W procesie mentoringu oczywiście korzysta przede wszystkim uczeń, którym może być nowy pracownik. Z drugiej strony korzysta również firma, która jest w stanie w stosunkowo krótkim czasie podnieść kompetencje i zdolności pracownika.

W przypadku praktyki biznesowej szczególnie zaleca się stosowanie oficjalnych programów mentoringowych, które powinny być starannie zaplanowane i dopasowanie do wymagań i potrzeb firmy.
W przyszłości programy te będą ważną częścią nowoczesnego przedsiębiorstwa, które będą przynosić wymierne korzyści firmom, zarówno w krótkim jak i w długim okresie.

Mentoring
Mentoring

Zrównoważona karta wyników (Balance Score Card)

Zrównoważona karta wyników jest strategicznym narzędziem , które obok znanych wskaźników finansowych uwzględnia również inne ważne elementy oceny (klienci, wewnętrzne procesy, wiedza czy projektowanie). Na tej podstawie możliwe jest pełniejsze przedstawienie sytuacji firmy.

W przeszłości aktywa materialne były najważniejsze przy ocenie firmy, natomiast obecnie te niematerialne aspekty nabierają coraz większego znaczenia (relacje z klientami, innowacyjne produkty, czy wiedza i motywacja pracowników).

W praktyce biznesowej Zrównoważona Karta Wyników powinna być narzędziem służącym do przeprowadzania projektów, mających na celu dokonywanie strategicznych zmian w organizacji, a nie tylko zestawem wskaźników biznesowych.

Dzięki Zrównoważonej Karcie Wyników mamy możliwość opisania celów strategicznych z następujących punktów widzenia:
aspekty finansowe – obejmuje takie elementy jak strategie wzrostu, ryzyk oraz zyskowności,
aspekty związane z klientem – obejmuje strategię procesów wytwórczych i konkurencyjności z punktu widzenia klienta,
procesy wewnętrzne – które z procesów mają największe znaczenie z punktu widzenia klientów oraz udziałów firmy,
uczenie się i rozwój – które z obszarów firmy wspierają zmiany, innowację oraz potencjał wzrostu.

W praktyce biznesowej Zrównoważona Karta Wyników tworzona jest z góry (kierownictwo firmy) i następnie przenoszona jest jej realizacja na dół (do pracowników i kierowników niższego szczebla firmy).
Tym samym kierownictwo firmy zajmuje się opracowaniem celów oraz strategii, natomiast wykonawcy określają zadania, wskaźniki i odpowiedzialności mając na celu realizację wyznaczonych przez kierownictwo firmy celów firmy.

Na podstawie określonych przez zespół roboczy celów, czynników pływających na ich realizację, wskaźników oraz działań opracowywany jest projekt Zrównoważonej Karty Wyników, która w szczególności zawiera cele i wskaźnik stanowiące mierniki oceny realizacji celów.

Mierniki oceny realizacji celów stanowią sprzężenie zwrotne, które można traktować jako sygnał wskazujący poziom wypełnienia realizacji procesu zmian w organizacji i jednocześnie można go traktować jako narzędzie wspierające proces uczenia się organizacji.

Zrównoważona karta wyników jest narzędziem do realizacji strategicznych celów organizacji przez kierownictwo firmy w perspektywie 3 lub 5-cio letniej.

Zrównowazona Karta Wyników
Balance Score Card

Analiza CASH FLOW

Analiza Cash-Flow (Cash-Flow Management) jest istotnym narzędziem w celu zapewnienia niezbędnego kapitału do funkcjonowania firmy.
Analiza Cash Flow umożliwia ocenę przepływu środków pieniężnych, w szczególności podaje informacje na temat:
– które obszary działalności gospodarczej przynoszą największe przychody?
– które obszary działalności gospodarczej generują największe koszty?
– które obszary funkcjonowania firmy mają największy wpływ na kondycję finansową firmy?

W przypadku firm o różnej wielkości analiza Cash-Flow pozwala na wczesne rozpoznawanie problemów i ewentualnie na podejmowanie działań zaradczych. Na przykład firma może osiągać zysk, przy jednoczesnym obniżaniu nadwyżki środków pieniężnych (na przykład przy wzroście stanów magazynowych wyrobów gotowych).
Tym samym oczywiście osiąganie zysku jest bardzo istotne jednakże jednocześnie wcale nie musi to oznaczać dobrej sytuacji firmy.

Elementem wstępnym jest prognoza Cash-Flow, która zwykle jest częścią składową biznes planu i tym samym stanowi bazę do przeprowadzenia analizy Cash-Flow.
Prognoza Cash-Flow zawiera zestawienie przychodów i wydatków wykonane w podziale rodzajowym.

Przeprowadzając analizę Cash-Flow dokonujemy porównania wartości poszczególnych pozycji prognozy z wartościami osiągniętymi po określonym czasie (okresie kontrolnym). Dla każdej pozycji prognozy obliczamy różnicę prognozy i aktualnej wartości osiągniętej po okresie kontrolnym. W przypadku gdy obliczona różnica ma wartość ujemną (wartość osiągnięta kosztów jest większa od wartości prognozy) wtedy wiemy, że albo musimy podjąć działania związane z ograniczeniem tych kosztów, albo musimy zwiększyć wartość przychodów.

Regularne przeprowadzanie analizy Cash-Flow pozwala zapanować nad kosztami i przychodami w firmie i tym samym jest podstawą utrzymania płynności gwarantującej ciągłość wywiązywania się firmy ze zobowiązań płatniczych.

Zaleca się, aby analizę Cash-Flow przeprowadzać w okresie co najmniej miesięcznym, co pozwala na stosunkowo szybką reakcję w sytuacji wystąpienia niekorzystnych trendów w firmie.

Analiza Cash Flow
Analiza Cash Flow

Polityka cenowa

Firma będzie dobrze prosperowała tylko wtedy, gdy będzie osiągała przychody pozwalające jej co najmniej na pokrywanie kosztów.

W tym celu niezbędne może się okazać zastosowanie różnych działań marketingowych, które obejmują oprócz kształtowania polityki cenowej również wybór odpowiednich działań reklamowych, realizację procesu wsparcia sprzedaży, a kończąc na samym procesie sprzedaży wyrobów oferowanych przez firmę.

Podczas kształtowania polityki cenowej należy wziąć pod uwagę koszty stałe oraz zmienne, a ponadto warto uwzględnić również zysk i ewentualnie narzuty na koszty (zakup surowców, sprzedaż, braki i odpady, ewentualnie inne narzuty).

Koszty stałe są niezależne od wielkości sprzedaży i tym samym powstają w firmie każdego miesiąca (należą do nich na przykład koszty wynajmu, ubezpieczenia, raty kredytu czy większa część kosztów wynagrodzeń).

Koszty zmienne zmieniają się w zależności od wielkości sprzedaży i najczęściej związane są z kosztami materiałów i surowców do produkcji, koszty materiałów pomocniczych.

Pomimo, że koszty są bardzo istotne w procesie kształtowania cen sprzedaży, to nie można przy tej okazji zapomnieć o rynku, który musi nasz poziom kosztów zaakceptować (tym samym cena musi również uwzględniać ofertę konkurencji).

Również wybór kanałów sprzedażowych będzie miał wpływ na politykę cenową i tym samym musimy uwzględnić narzuty stosowane na każdym poziome sprzedażowym (hurtownik, sprzedawca detaliczny lub ewentualnie klient bezpośredni).
Wysokość narzutów uzależniona jest od branży w której funkcjonuje firma i dlatego warto wziąć je pod uwagę podczas kształtowania polityki cenowej.

O ile w przypadkach hurtownika oraz sprzedawcy detalicznego firma musi stosować niższe ceny sprzedaży, to jednak jednocześnie ponosi stosunkowo niskie koszty sprzedaży (koszty dostawy, reklamy, koszty pracowników sprzedaży oraz magazynowania).
W przypadku sprzedaży bezpośrednio do klienta końcowego, wtedy proces będzie pochłaniał stosunkowo wysokie koszty sprzedaży oraz będzie wymagał poświęcenia mu stosunkowo dużo czasu.

Przy okazji kształtowania polityki cenowej warto również uwzględnić fakt, że bardzo rzadko zdarza się, aby na przestrzeni roku firma w każdym miesiącu miała pełen portfel sprzedażowy (najczęściej występuje sezonowość sprzedaży lub okresy lepszej i gorszej sprzedaży, uzależnionej od wielu czynników takich jak okres świąteczny lub wakacyjny, weekend, czy pora roku).

Można się spodziewać, że jeśli ceny wyrobów oferowanych przez firmę będą stosunkowo niskie w porównaniu do konkurencji, wtedy możliwe jest osiąganie wyższych ilości sprzedanych wyrobów (jednakże przy niższej zyskowności).

Podczas kształtowania polityki cenowej warto uwzględnić działania konkurencji w tym zakresie (każda zmiana cen dokonana przez konkurencję powinna mieć odzwierciedlenie w obniżkach stosowanych przez firmę). Zbyt późna reakcja firmy z dostosowaniem ceny sprzedaży może wiązać się z utratą klientów, a w konsekwencji również może prowadzić do okresowych problemów z płynnością.

Polityka cenowa

Analiza konkurencji

Analiza konkurencji (Competitor Analysis – CA) w ostatnich latach rozwija się bardzo szybko, przy czym na początku było to wyłącznie zbieranie danych na temat konkurencji, a obecnie staje się to kompleksową analizą uwzględniającą szereg obszarów funkcjonowania firmy.

Celem przeprowadzenia analizy konkurencji nie jest uzyskanie jakiejś wiedzy na temat konkurencji, ale przede wszystkich chodzi o to, aby uzyskać informacje z następujących obszarów:
struktura konkurencji – czyli ile firm działa na rynku, jaka jest ich wielkość, jaką mają sprzedaż, ceny poszczególnych produktów w porównaniu do naszych wyrobów, planowane nowe produkty, istotna będzie również strategia marketingowa konkurencji oraz alianse i sieci powiązań konkurencji z dostawcami, klientami oraz ewentualnie z konkurencją,
kanały dystrybucji – za pośrednictwem jakich odbywa się sprzedaż wyrobów gotowych, jakimi metodami docierają do klientów, metody dostawy i związane z nimi koszty w całym łańcuchu dostaw,
dostawcy – z jakimi dostawcami współpracują i jakie mogą osiągać ceny zakupu produktów, półproduktów i surowców, koszty dostawy i ewentualnie koszty dodatkowe (cła, podatki, licencje),
technologie – są jednym z ważniejszych czynników decydujących o poziomie kosztów wytworzenia i tym samym wpływają na wysokość marży (drogie maszyny, zużywające dużo energii to jednocześnie wyższe koszty wytworzenia), czy produkty konkurencji dają klientom coś więcej, ewentualnie czy mają lepszą funkcjonalność,
rozwój rynku – jak nasze wyroby pozycjonują się na rynku, jakie mamy szanse rozwoju w poszczególnych segmentach, jakie wyroby warto rozwijać, jakie jest nasycenie rynku, które segmenty rynku oraz obszary geograficzne rynku są najbardziej perspektywiczne.

Oczywiście firma może koncentrować się tylko na wybranych obszarach, jeśli będzie widziała taką potrzebę z różnych względów (decyzja które informacje zbierać musi wynikać z aktualnych potrzeb zarządu firmy w tym zakresie).

Istotnym elementem analizy konkurencji jest również zbadanie, jaki wpływ na przyszłość naszej firmy ma strategia konkurencji.

Wszystkie powyższe informacje dają firmie obraz o słabościach, ograniczeniach i możliwościach, nad którymi firma powinna pracować, aby poprawić swoją pozycję na rynku.

Na zakończenie analizy powinien powstać raport, który powinien zawierać konkretne wnioski i propozycje odnoszące się do firmy – na przykład które obszary rynku należy poszerzyć, które zaś zdobyć, jak należy zmienić obsługę klienta, jakie nowe kanały dystrybucji wykorzystać w sprzedaży, czy i jakie należy dokonać zmiany w technologii lub w produktach.

Na podstawie analizy konkurencji jesteśmy w stanie ustalić, które obszary naszej firmy musimy poprawić lub zmodyfikować, tak aby móc z sukcesem konkurować na rynku.

W dzisiejszych czasach nie wystarczy koncentrować się na własnej firmie, procesach, planach, ponieważ konkurencja cały czas się rozwija i tym samym ma decydujący wpływ na pozycję naszej firmy.

Bez wiedzy na temat strategii, kanałów dystrybucji, czy technologii stosowanej przez konkurencję oraz bez analizy samego rynku, będzie firmie ciężko dowiedzieć się dlaczego spada marża sprzedaży jej produktów.

Zdarzają się też sytuacje, kiedy bez przeprowadzenia analizy konkurencji firma nie będzie w stanie wyciągnąć wniosków dlaczego występuje spadek wartości sprzedaży jej produktów lub dlaczego firma osiąga ujemne wyniki finansowe na sprzedaży swoich wyrobów.

Analiza konkurencji może być elementem składowym systemu ECM w firmie, i tym samym może być przeprowadzana regularnie (na przykład raz na kwartał wraz z napływem nowych danych odnoście konkurencji).

Analiza konkurencji

Plan marketingowy

Firmy działają obecnie w bardzo złożonym otoczeniu, na które ma wpływ wiele czynników, zarówno wewnętrznych i zewnętrznych.
Przedsiębiorca musi rozumieć, w jakim stopniu te czynniki będą wpływać na jego firmę, nawet jeśli ocena będzie bazowała na intuicji, odczuciach czy doświadczeniach.

Tworząc wizję rozwoju firmy przedsiębiorca definiuje, które grupy produktów jaką będą osiągały wartość sprzedaży i za pośrednictwem których grup klientów.
Proces tworzenia wizji rozwoju firmy w obszarze sprzedaży w skrócie obejmuje określenie celów oraz odpowiadających im działań, niezbędnych do osiągnięcia wcześniej określonych celów i nazywany jest planowaniem marketingowym.

W praktyce biznesowej występują dwa rodzaje planowania marketingowego:
Strategiczny plan marketingowy – jest dokumentem z którego wynika, jaką pozycje firma planuje osiągnąć w otoczeniu w którym funkcjonuje konkurencja, jakie cele planuje osiągnąć, za pomocą jakich środków i jakie uzyska wyniki. Strategiczny plan marketingowy przygotowywany jest na co najmniej 3 lata.
Operacyjny plan marketingowy – zawiera szczegółowe działania wraz z kosztami, które będą realizowane w pierwszym roku planu strategicznego (operacyjny plan marketingowy jest realizacją strategicznego planu marketingowego w pierwszym roku).

Planu marketingowego nie należy mylić z prognozą sprzedaży, której opracowanie jest procesem mniej złożonym, ale przy okazji również mniej precyzyjnym (nie uwzględnia wielu ważnych czynników, jak chociażby analizę SWOT i towarzyszące jej wnioski).

Typowy strategiczny plan marketingowy składa się następujących elementów:
Cele firmy – podaje jakie kompetencje, produkty, szanse ma firma na rynku,
Finanse – opisuje finansowe aspekty dla wszystkich przyszłych okresów,
Analiza rynku – przedstawia analizę rynku i występujących na nim trendów,
Analiza SWOT – podaje silne i słabe strony w odniesieniu do konkurencji, na podstawie różnych wskaźników, a ponadto zawiera szanse i ryzyka oferowanych produktów,
Otwarte pytania – wynikają z analizy SWOT i odnoszą się do pojedynczych produktów lub grup wyrobów,
Analiza portfolio – opracowywana jest na podstawie analizy SWOT i sprowadza się do stworzenia dwuwymiarowego wykresu, na którym jedna oś przedstawia względne silne strony firmy, a na drugiej występuje względna atrakcyjność,
Cele marketingowe – obejmują mierzalne wartości różnych wielkości, takich jak zysk, wartość i wielkość sprzedaży, udział w rynku (w odniesieniu do produktów lub grup produktów),
Budżet i zapotrzebowanie na środki – obejmuje określenie dla każdego roku wydatki dla całego okresu realizacji planu marketingowego.

W operacyjnym planie marketingowym występują takie same elementy, poza analizą SWOT oraz analizą rynku i koncentruje się on na działaniach i datach, podzielonych na produkty lub grupy produktów.

Plan marketingowy jest narzędziem, który sprawia, że wizje firmy stają się rzeczywistością.

Plan marketingowy

Enterprise Content Management (ECM)

Enterprise Content Management (ECM) to system udostępniania informacji wewnątrz firmy, bazujący na technologiach internetowych. Celem systemu ECM jest zbieranie danych firmy, które następnie są udostępniane uprawnionym pracownikom firmy, zgodnie z wcześniej ustalonymi prawami dostępu.

Tym samym w systemie ECM zbierane są różne dane, mniej lub bardziej usystematyzowane, które pochodzą z różnych źródeł (bazy danych, internet, korespondencja e-mailowa, systemy ERP, CRM lub z dokumentów papierowych).

Informacje mogą być archiwizowane w różnym formacie, na przykład papierowe dokumenty skanowane, OCR/ICR, formularze lub dokumenty w formacie XML.
Dokumenty za pośrednictwem ECM mogą być udostępniane zarówno pracownikom firmy, jak również firmom zewnętrznym (na przykład dostawcom, w zakresie wymagań dostaw, produktów, procedur jakościowych lub klientom w zakresie planu dostaw, udostępnianie wymagań jakościowych i technicznych).

Struktura systemu ECM bazuje na następujących 5-ciu komponentach:
zbieranie danych – obok ręcznego i półautomatycznego możliwe jest również w pełni automatyczne pobieranie danych z systemów komputerowych takich jak ERP, CRM (za pośrednictwem specjalnych interfejsów),

przygotowanie i wykorzystanie danych – na tym etapie następuje właściwe zarządzanie i to tutaj każdy pracownik dostrzega korzyści z systemu ECM. To tutaj dane zebrane na pierwszym etapie są administrowane, obrabiane i wykorzystywane (Documents Management, Web Content Management, Records Management, Workflow). Na tym etapie następuje również zarządzanie dostępem do danych, zgodnie z ustalonymi prawami dostępu do danych,

tymczasowe zapisywanie danych – dane zapisywane są w różnych systemach magazynowania danych (systemy plikowe, Cache, Data Base, Data Warehouse). W zależności od ważności danych podlegają one różnym okresom przechowywania (korespondencja handlowa, umowy, oferty, wskaźniki procesowe, biznes plany) lub też udostępniane są bez zapisywania w długim okresie (dane pochodzące z systemów komputerowych),

archiwizowanie danych – następuje w długim okresie, zwykle wynoszącym co najmniej 10 lat i ważne przy tym jest aby były odpowiednio zabezpieczone. Podczas archiwizowania danych istotne jest również, aby prowadzić stosowane zarządzanie zmianami dokumentów (dokumenty które straciły ważność przenoszone są do archiwum rewizyjnego),

dostarczanie danych – to po pierwsze przygotowanie danych dla klientów lub pracowników w taki sposób, aby były przydatne do użycia (najczęściej w postaci XML, PDF, JPG, TIFF lub w postaci list plikowych). Na tym etapie bardzo istotne jest bezpieczeństwo danych (elektroniczne podpisy, autoryzacja) oraz dostęp do danych za pośrednictwem praw dostępu (DRM – Digital Rights Management). Dystrybucja danych może odbywać się w różny sposób, na przykład jako mailing, Newsletter, Fax, EDI, SMS-y lub publikacje papierowe.

Jednym z podstawowych założeń tworzenia systemu ECM w firmie jest konieczność zagwarantowania dostępu do danych pochodzących z różnych systemów informatycznych występujących w firmie (musi być zagwarantowana umownie). Jeśli firma zatrudnia kilkaset lub więcej pracowników, z których kilkadziesiąt lub kilkaset do wykonywania swoich obowiązków potrzebuje dostępu do danych pochodzących z systemów ERP, CRM, wtedy brak możliwości pobrania różnych danych może być bardzo dużym problemem w implementacji EDM. Ale nie tylko kwestia samego braku dostępu to problem, ponieważ dzięki systemowi ECM występuje również możliwość obniżenia kosztów użytkowania systemów ERP, CRM, poprzez wykorzystanie możliwości prezentacji w systemie ECM wybranych danych pochodzących z tych systemów, bez konieczności zakupu specjalnych licencji (do systemu ERP, CRM i innych).

Systemy ECM są bardzo interesującym narzędziem, w szczególności w przypadku średnich i dużych organizacji.

Enterprise Content Management

Ciągłe doskonalenie w firmie

Firmy coraz częściej inwestują w innowacyjne rozwiązania technologiczne, poprawiają procesy, organizację, w ten sposób próbując osiągnąć przewagę nad konkurencją.

O ile inwestowanie w innowacyjne rozwiązania niewątpliwie może przynieść przewagę konkurencyjną, to jednak bez dalszego ich rozwoju szybko może się okazać, że konkurencja nas dogoniła lub też wykorzystała inne warunki biznesowe, które zniwelowały naszą przewagę.

Innowacja może zostać wypracowana wewnątrz firmy lub może zostać zakupiona na wolnym rynku i w tym drugim przypadku jest ona dostępna również dla innych podmiotów funkcjonujących na rynku.

Wprowadzanie innowacji może pociągać za sobą konieczność ponoszenia bardzo wysokich kosztów, wymuszając na firmie konieczność wzięcia kredytu bankowego lub leasingu (zakup nowoczesnej maszyny, wprowadzenie innowacyjnej technologii czy opracowanie nowego produktu). Natomiast wynik procesu wdrażania innowacji w dużej mierze uwarunkowany jest prawidłowym jego przygotowaniem i nadzorem. Stąd bardzo istotną rolę odgrywa lider lub zespół odpowiadający za wprowadzanie innowacji. Ponadto bardzo istotnym elementem procesu wprowadzania innowacji jest opracowanie procedur zatwierdzania wyników osiąganych przez proces, produkt lub technologię po wprowadzeniu innowacji.

Alternatywą dla procesu innowacji może być podejście Kaizen, które w odróżnieniu od niego jest nastawieniem firmy na ciągłe wprowadzanie zmian w organizacji, technologii, procesach wewnętrznych, a zmiany te odbywają się stale i małymi kroczkami. Kaizen to nic innego jak proces ciągłego doskonalenia, który jest podstawą nowoczesnych systemów zarządzania jakością.

Dzięki podejściu Kaizen firma może dojść do podobnych efektów jak podczas wprowadzania innowacji, jednakże może je osiągnąć dużo niższymi nakładami (brak konieczności brania kredytów, a koszty finansowania zmian mogą być ponoszone z bieżących zysków).
Każda mała zmiana lub poprawa wyrobu względnie procesu zaraz po jej wprowadzaniu może zostać skontrolowana. W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek odchyleń lub niedociągnięć mogą one zostać poprawione, bez niebezpieczeństwa wprowadzenia ich do obiegu.

Ciałge doskonalenie

Ponadto podejście Kaizen z jednej strony wspiera pracę grupową w firmie, a z drugiej strony pozwala lepiej zarządzać wiedzą, który to element staje się głównym motorem napędzającym postęp w firmie.
To dzięki Kaizen pracownicy uczą się na błędach, a proces ten staje się stałym narzędziem osiągania przewagi konkurencyjnej.

Najlepsze wyniki przy wprowadzaniu podejścia Kaizen w firmie uzyskuje się w przypadku zaangażowania możliwie jak największej liczby pracowników w proces ciągłego doskonalenia.
Bardzo często to operator maszyny najlepiej widzi problemy zarówno związane z wyrobem, jak i z technologią czy maszyną. Z kolei dział technologiczny najlepiej będzie w stanie określić sposoby rozwiązania tych problemów.
Pracownicy działu sprzedaży doskonale orientują się w tym co się dzieje na rynku, natomiast dział jakości jest najbliżej klienta jeśli chodzi o jego problemy jakościowe czy serwisowe.

Oczywiście do wszystkiego potrzebne jest również wsparcie ze strony kierownictwa firmy, które podejmuje decyzję o przekazaniu środków na wprowadzanie zmian (po przeanalizowaniu opłacalności i sensowności ich wprowadzania).

Bardzo często głównym problemem przy wprowadzeniu ?ducha? ciągłego doskonalenia jest przełamywanie barier związanych z oporami czynnika ludzkiego lub organizacyjnego. Pierwszym krokiem na drodze do ich przełamania może być wprowadzenie systemu zarządzania jakością, ze szczegółowo opisanymi procedurami i instrukcjami w zakresie doskonalenia jakości.
Dodatkowo dużym wsparciem przy wprowadzaniu w firmie podejścia Kaizen mogą służyć rozwiązania informatyczne, które z jednej strony wymuszają określone obiegi, a z drugiej strony porządkują i poprawiają obieg informacji wewnątrz organizacji. Ponadto pozwalają na potrzymanie systematyczności w organizacji pracy w firmie, co jest niewątpliwie wyróżnikiem filozofii Kaizen.

Rozwijanie filozofii Kaizen w firmie pomimo, że wymaga większej i systematycznej pracy to jednak posiada szereg zalet, które warto mieć na uwadze wybierając sposób wprowadzania innowacyjnych rozwiązań w firmie.

Ciałge doskonalenie

Koszty złej jakości

Produkcja to proces wytwarzania produktów, których cechy i własności najczęściej zostają ustalone na etapie projektowania i wykonywania prototypu. Zatwierdzony prototyp w fazie produkcji seryjnej może być wytwarzany w tysiącach, setkach tysięcy lub nawet milionach sztuk. Właśnie dlatego błędy popełnione na etapie projektowania znacząco wpływają na wysokość kosztów, jakie firma może być zmuszona ponieść w celu usunięcia samych błędów oraz skutków wynikających z tych błędów.

Wartość kosztów błędów związanych z usuwaniem skutki ich wystąpienia zależą od fazy w jakiej wystąpiły. Wartość kosztów błędów wynika wprost z wielkości serii produkcyjnej której one dotyczą. Stąd usunięcie błędów w fazie produkcji seryjnej jest co najmniej 100 krotnie wyższe od kosztów ponoszonych na etapie projektowania wyrobu.

Błąd zauważony w fazie projektowania wymaga poniesienia m.in. kosztów związanych ze zmianą dokumentacji technicznej wyrobu, zmianą oprzyrządowania lub ze zmianą zastosowanych materiałów. Na etapie projektowania warto wykorzystywać dane i doświadczenia pochodzące z produkcji podobnych wyrobów.

W przypadku wystąpienia błędu na etapie produkcji seryjnej oprócz wszystkich kosztów pochodzących z fazy projektowania przychodzi nam również pokryć koszty usunięcia błędu we wszystkich wyrobach wyprodukowanych do momentu stwierdzenia błędu. To właśnie im później wykryjemy błędy w produkowanych wyrobach, tym stają się one coraz droższe i jednocześnie tym trudniej jest nad nimi zapanować.

Niejednokrotnie słyszy się o akcjach sprowadzania wadliwych samochodów do serwisów firmowych celem usunięcia jakiejś usterki. Operacja taka może kosztować firmę kilka, a w skrajnych przypadkach nawet kilkaset milionów dolarów, nie mówiąc już o stratach związanych z utratą dobrego imienia wśród klientów.

Aktualnie coraz więcej firm stosuje nowoczesne narzędzia planowania jakości, które ułatwiają zapobieganie występowaniu błędów na różnych etapach życia wyrobu. W tym obszarze przodują firmy z branży motoryzacyjnej, które w swojej międzynarodowej specyfikacji ISO/TS 16949 – skierowanej do dostawców firm samochodowych – uwzględniły proces zaawansowanego planowania jakości – APQP (Advanced Product Quality Planning).

Wśród najważniejszych narzędzi zaawansowanego planowania jakości warto wymienić:
analizę FMEA (Failure Mode Effect Analysis),
statystyczną kontrolę procesów SPC (Statistical Process Control),
analizę przyrządów pomiarowych MSA (Measurement Systems Analysis),
proces akceptacji wyrobu PPAP (Production Part Aproval Process).

Nierozłącznym elementem statystycznej kontroli procesów jest podejście Six Sigma, którego celem jest minimalizacja odchyleń procesów przy jednoczesnym zagwarantowaniu ich zdolności. Tylko procesy spełniające określone kryteria odbiorowe są w stanie zapewnić nam wysoką i powtarzalną jakość produkowanych wyrobów.

Bardzo ważnym narzędziem przy doskonaleniu obiegów wewnętrznych w firmie oraz samych wyrobów jest proces ciągłego doskonalenia jakości (Kaizen), który stał się jednym z głównych elementów norm opisujących wymagania stawiane nowoczesnym systemom zarządzania jakości.

Poszczególne narzędzia właściwie stosowane na różnych etapach życia wyrobu pozwalają nam wykryć, uniknąć lub przeprowadzić skuteczną analizę potencjalnych błędów. Przy czym w wielu przypadkach stają się one bezużyteczne bez stworzenia właściwej kultury organizacyjnej w firmie, w której wszyscy pracownicy będą identyfikowali się z celami firmy, a sama firma nie będzie nastawiona na samodoskonalenie.

Podczas planowania każdego procesu warto mieć na uwadze fakt, że unikanie błędów jest zdecydowanie korzystniejsze i tańsze od ich wykrywania oraz usuwania.

Koszty złej jakości