Archiwa kategorii: Outsourcing

Cloud computing

W ostatnim czasie coraz częściej można się spotkać z pojęciem Cloud Computing, które związane jest z możliwością dynamicznego wynajmu serwera, oprogramowania lub pamięci dyskowej. Proces wynajmu może być realizowany na określony czas, na przykład na godziny i w tym zakresie mogą być realizowane następujące usługi:
Infrastructure as a Service (IaaS) – umożliwia wynajęcie serwera z zainstalowanym systemem operacyjnym (klienci mogą wybierać między różnymi wersjami systemów Linux i Windows),
Platform as a Service (Paas) – umożliwia wynajęcie różnych usług serwerowych, na przykład baz danych, pamięci dyskowych,
Software as a Service (SaaS) – umożliwia klientowi wynajęcie określonych aplikacji komputerowych, co może być dla klienta zdecydowanie tańszą opcją jak zakup licencji (w tym przypadku może być istotne również to, że aktualizacje są dostępne dla klienta, bez dodatkowej opłaty).

W przypadku usług „Cloud Computing” możliwe jest zamówienie usługi w postaci udziału w pamięci, procesorze czy pamięci dyskowej serwera. Poważni usługodawcy Cloud Computing kierują do biznesu kompletnie sterowalny dostęp za pośrednictwem API (zwykle serwery działają za pośrednictwem usług serwerowych XML na bazie technologii REST). Klient w takim przypadku jest w stanie zdalnie uruchomić i zakończyć pracę usługi, ale ponadto może również zdalnie uzyskać różne dane statystyczne oraz raporty.

Większość oferentów usług Cloud Computing gwarantuje stosunkowo niski poziom przerw dostępu do usługi – regułą jest oferowanie poziomu awarii poniżej 1 % czasu dostępu w roku (poza planowanymi przerwami i usługi serwisowe). W przypadku gdy poziom awarii zostanie przekroczony, wtedy najczęściej oferent usług „Cloud Computing” rekompensuje klientowi taką przerwę.

Profesjonalni oferenci usług Cloud Computing posiadają wiele centrów obliczeniowych zlokalizowanych w różnych miejscach na świecie (najczęściej w Ameryce Północnej, Europie lub w Azji). Klienci mogą wybierać, które z nich i w jaki sposób chcą wykorzystać.

Usługi „Cloud Computing” skierowane są zarówno do biznesu (firm, instytucji), jak również do użytku prywatnego (w tym drugim przypadku może być to usługa bezpłatna, jednakże z dużymi ograniczeniami).

Wśród głównych oferentów usług „Cloud Computing” można wymienić:
Amazon Web Service (AWS) oferujący takie usługi jak EC2 (IaaS i PaaS) oraz S3 (pamięć),
Microsoft z platformą Azure (wyłącznie usługi bazujące na systemowe Windows), OneDrive, Office Online.
Rackspace – oferuje możliwość przejęcia przez swoich pracowników usług związanych z administracją serwera,
NesServers – który oferuje usługi serwerowe w rozliczeniach czasowych (na przykład na godzinę).
Google – oferuje usługi dyskowe (Google Drive, Google Apps), na którym można uruchamiać różne aplikacje.
ICloud – firma Apple oferuje przestrzeń dyskową (wersja bezpłatna i odpłatna), która może być przypisana do telefonu iPhone.
DropBox – umożliwia przechowywanie plików.

Użytkownicy usług „Cloud Computing” muszą zwrócić szczególną uwagę na bezpieczeństwo ponieważ o ile komunikacja między usługami Cloud odbywa się za pośrednictwem bezpiecznego protokołu HTTPS, to już za szyfrowanie komunikacji na serwerze odpowiedzialny jest sam klient.

Cloud Computing
Cloud Computing

Zarządzanie zmianą

Wprowadzanie zmian w organizacji nie jest łatwą sprawą o czym przekonał się prawie każdy menedżer odpowiedzialny za ten proces. Wprowadzając zmianę mamy do czynienia nie tylko z koniecznością jej przygotowania, ale dodatkowo musimy zmierzyć się z przeciwnościami związanymi z naturą człowieka, słabościami organizacyjnymi firmy czy problemami związanymi z komunikacją.

Z natury nie lubimy zmian, a już tym bardziej sytuacji w których czujemy się niepewnie lub nie potrafimy sobie wyobrazić wyników tych zmian.

Jednym z głównych elementów wprowadzania zmiany w organizacji jest stworzenie sytuacji pilności jej wdrażania, dlatego coraz częściej pojawia się potrzeba posiadania na bieżąco (on-line) różnych informacji biznesowych.
Dotyczy to zarówno danych finansowych, produkcyjnych, sprzedażowych, czy też jakościowych lub marketingowych. Bez dostępu do wiarygodnych danych proces wprowadzania zmian znacząco się wydłuża.

Wynika to z wielu czynników, z których najważniejszym jest kultura firmy, czyli określone zachowania pracowników w różnych sytuacjach biznesowych. Aby je zmienić potrzebne jest pokonanie wielu przeciwności, które pojawiają się podczas wprowadzania zmiany. Są one wynikiem występowania różnych zależności między uczestnikami procesu biznesowego lub organizacyjnego.
Na początku jest ono oczywiście zdecydowanie bardziej negatywne, co wynika z niepewności o wynik tych zmian. Jednakże przy właściwym pokierowaniu procesem wprowadzania zmiany oraz przez właściwe komunikowanie wyników na różnych etapach wprowadzania zmiany, nastawienie pracowników może się zmieniać w zależności od wyników tych zmian. Dlatego tak ważne jest wprowadzenie systemu oceny, który na bieżąco będzie umożliwiał śledzenie postępów w procesie wprowadzania zmian.

Przy tradycyjnych systemach raportingu, bazujących na raportach miesięcznych, czy rocznych wprowadzanie zmiany trwa bardzo długo i jednym z warunków niezbędnych do skrócenia tego okresu jest stworzenie systemu bieżącego monitorowania procesu wprowadzania zmiany. Dodatkowym utrudnieniem jest złożoność samego procesu wprowadzania zmiany. Zmiany mogą być na tyle głębokie i rozległe, że nie wystarczy nadzorowanie jednego, czy kilku projektów. Wprowadzenie zmiany może za sobą pociągać konieczność uruchomienia i nadzorowania kilkunastu lub nawet kilkudziesięciu projektów w różnych obszarach funkcjonalnych firmy.

Jednym z elementów współczesnej gospodarki jest szybko zmieniająca się rzeczywistość, co jest widoczne w wielu obszarach i co wymaga ciągłej obserwacji otoczenia. Jeszcze nie tak dawno wiele można było zarobić na produkcji i sprzedaży dysków CD, które obecnie wypierane są przez czytniki MP3 oraz MP4. Podobnie jest z aparatami fotograficznymi, komputerami, które nie starzeją się fizycznie, a bardziej technicznie. Tym samym niezbędne staje się ciągłe obserwowanie otoczenia, co najłatwiej można wykonać poprzez bieżącą analizę danych biznesowych lub gospodarczych. Bez takiej analizy może się okazać, że zostaniemy z towarem, który będzie można tylko wyzłomować.
Podobnie sytuacja wygląda z branżami podlegającymi ciągłej ewolucji jak na przykład przekaz papierowy, który stopniowo zastępowany jest przez zapis elektroniczny. Firmy, które w porę dostrzegą potrzebę zmian będą w stanie znaleźć się w nowych warunkach ekonomicznych.

Informacja obecnie nabiera coraz większego znaczenia, w szczególności w procesach zarządczych. Właśnie dlatego wiele danych dotyczących procesów biznesowych powinno docierać do kierownictwa firmy, również dlatego, aby decyzje w przypadkach wystąpienia odchyleń były podejmowane na odpowiednich szczeblach.
Zlekceważenie różnych sygnałów ostrzegawczych – na przykład jakościowych ? może prowadzić do utraty dobrego imienia firmy, a w najgorszym przypadku do reperkusji finansowych. Konkurencja z kolei zrobi wszystko, aby wykorzystać każdą nadążającą się okazję do podważenia wiarygodności naszej firmy.
Podczas wprowadzania zmian ważne jest wypracowanie właściwych zasad i procedur postępowania, które pozwolą nam na osiągnięcie sukcesu – w tym temacie naprawdę nie warto odkrywać Ameryki, bo czasami firmy nie stać na to aby tracić czas na eksperymentowanie.

Podczas wprowadzania zmian warto skorzystać ze sprawdzonych wskazówek bazujących na ośmiu etapowym procesie, który wg. Johna P. Kottera obejmuje:
1. Stworzenie potrzeby pilności – która może się pojawić po przeprowadzeniu i porównaniu z konkurencją aktualnej sytuacji firmy lub organizacji i sprowadza się do przeprowadzenia analiz bazujących na dostępnych danych (raporty, analizy, sprawozdania).
2. Utworzenie koalicji wprowadzającej zmianę – niezbędne jest stworzenie grupy ludzi lub pracowników, którzy będą w stanie przeprowadzić zmiany w firmie lub w organizacji.
3. Rozwój wizji i strategii – polega na określeniu kierunków w których firma powinna podążać, wraz z przygotowaniem strategii wprowadzania tych zmian.
4. Komunikowanie wizji zmiany – polega na przeprowadzeniu szerokiej akcji informacyjnej wśród wszystkich uczestników procesu wprowadzania zmiany, a ponadto niezbędne jest stworzenie modelu oczekiwanych zachowań pracowników lub członków organizacji.
5. Wyzwolenie szeroko pojętych działań na rzecz wprowadzania zmiany – w pierwszej kolejności niezbędne jest usunięcie wszystkich przeszkód, a ponadto konieczne jest wprowadzenie zmian w istniejących strukturach i systemach.
6. Stworzenie krótkookresowych zwycięstw – w celu osiągnięcia właściwego nadzoru nad procesem wprowadzania zmiany warto okresowo planować i oceniać widoczne postępy skuteczności wprowadzania zmiany. A ponadto wskazane jest wynagradzanie ludzi lub pracowników, którzy ewidentnie przyczyniają się do tych zwycięstw.
7.Konsolidowanie zysków i tworzenie kolejnych zmian – po przeprowadzeniu oceny etapu przejściowego wprowadzania zmiany warto planować i wprowadzać kolejne zmiany, które będą umacniać dotychczasowe osiągnięcia. Z tego też powodu warto zatrudniać, promować i rozwijać ludzi, którzy są w stanie wprowadzać zmiany.
8. Utwierdzenie nowego podejścia w kulturze firmowej/organizacyjnej – celem nadrzędnym wprowadzania zmian powinno być nakierowane działań firmy na klienta, wzrost produktywności czy lepsze i efektywniejsze zarządzanie. Dlatego wszystkie wprowadzane zmiany warto utrwalać w firmie poprzez zmianę jej kultury (zmianę procedur, instrukcji, norm czy zachowań).

W większości przypadków proces wprowadzania zmiany to okres trwający od kilku miesięcy do nawet kilku lat, a jego długość i czas trwania w dużym stopniu zależy od wielkości organizacji oraz od rodzaju zmian.

Zmiany mogą być uruchamiane w różnych sytuacjach, z których najczęstsze przykłady w praktyce biznesowej obejmują:
– zmiana profilu działalności firmy,
– zmiana organizacji procesów biznesowych,
– zmiana procedur jakościowych,
– wprowadzanie nowego, udoskonalonego produktu,
– organizacja kampanii reklamowej nowego produktu,
– zmiana struktury organizacyjnej firmy,
– wprowadzanie systemu budżetowania w firmie,
– wprowadzenie nowego oprogramowania komputerowego (systemu zarządzania klasy ERP, CRM, CAQ).

Każda innowacja to nowość i jej wprowadzaniu towarzyszy proces zmian, który warto uporządkować oraz unormować. Warto to zrobić, ponieważ bez podjęcia ryzyka wprowadzania innowacji nasza firma może wypaść z rynku lub też może stracić swoją pozycję konkurencyjną.

Change management

Outsourcing

Coraz częściej firmy wykorzystują nowoczesne trendy mówiące, że firma powinna się koncentrować na swojej podstawowej działalności. Zgodnie z tą teorią, wszystko co wykracza poza ramy podstawowej działalności firmy blokuje jej rozwój, a ponadto niepotrzebnie winduje koszty, których można by uniknąć.

Outsourcing („out source”, czyli przenieś na zewnątrz) jest sposobem na przeniesienie różnych obszarów funkcjonowania firmy poza jej struktury i tym samym przedsiębiorca może ze zwiększoną energia skupić się na swojej podstawowej działalności gospodarczej (informatyka, budownictwo, instalatorstwo, czy mechanika samochodowa).

Outsorcing jest szczególnie ważny w początkowych etapach rozwoju firmy, kiedy to pozwala on na znaczące obniżenie kosztów związanych z różnymi obszarami działalności, które muszą być realizowane, ale nie warto zatrudniać do ich realizacji specjalnie pracowników.

Outsourcing może obejmować następujące obszary:
pomocnicze procesy wewnętrzne firmy, które mogą obejmować finanse i księgowość, zakupy, obsługę prawną, obsługę IT, czy kadry i płace,
wyposażenie i usługi serwisowe, które mogą dotyczyć pojazdów samochodowych, sprzętu biurowego (drukarki, faksy), powierzchni biurowej oraz narzędzi i maszyn wraz z ich obsługą serwisową,
projekty wykonywane przez freelancerów, czyli pracowników pracujących na własny rachunek, których zatrudniamy do wykonania określonych prac, czy też krótkich zleceń specjalistycznych, do których nie warto zatrudniać pracowników na stałe.

Jeśli podejmiemy pozytywną decyzję o zleceniu na zewnątrz różnych usług, bardzo ważnym elementem jest wybór firmy outsourcingowej.
W takim przypadku w procesie wyboru warto wziąć pod uwagę następujące czynniki:
doświadczenie, reputacja, niezawodność i gwarancje zleceniobiorcy,
sytuacja finansowa,
referencje,
znajomość branży oraz przepisów,
komunikacja i obsługa klienta,
kryteria kosztowe współpracy,
– warunki rozwiązania umowy współpracy,
zabezpieczenie danych oraz informacji przekazywanych zleceniobiorcy,
elastyczność podczas negocjacji oraz uzgodnień umownych.

Część z powyższych elementów warto uwzględnić również w zapisach umownych, która powinna regulować różne istotne aspekty współpracy.

Outsourcing jest jedną z ważniejszych form prowadzenia działalności biznesowej, który jest bardzo istotny szczególnie na początku rozwoju biznesu (przez małe i średnie firmy). W przypadku dużych organizacji szczególnego znaczenia nabierają usługi BPO (Business-Process-Outsourcing), które bardzo często świadczone są przez specjalistyczne firmy najczęściej międzynarodowe lub przez oddziały firm (realizowane dla całej grupy, w jednej wybranej lokalizacji).

Outsourcing