Archiwa kategorii: Komputerowe wsparcie biznesu

Enterprise Content Management (ECM)

Enterprise Content Management (ECM) to system udostępniania informacji wewnątrz firmy, bazujący na technologiach internetowych. Celem systemu ECM jest zbieranie danych firmy, które następnie są udostępniane uprawnionym pracownikom firmy, zgodnie z wcześniej ustalonymi prawami dostępu.

Tym samym w systemie ECM zbierane są różne dane, mniej lub bardziej usystematyzowane, które pochodzą z różnych źródeł (bazy danych, internet, korespondencja e-mailowa, systemy ERP, CRM lub z dokumentów papierowych).

Informacje mogą być archiwizowane w różnym formacie, na przykład papierowe dokumenty skanowane, OCR/ICR, formularze lub dokumenty w formacie XML.
Dokumenty za pośrednictwem ECM mogą być udostępniane zarówno pracownikom firmy, jak również firmom zewnętrznym (na przykład dostawcom, w zakresie wymagań dostaw, produktów, procedur jakościowych lub klientom w zakresie planu dostaw, udostępnianie wymagań jakościowych i technicznych).

Struktura systemu ECM bazuje na następujących 5-ciu komponentach:
zbieranie danych – obok ręcznego i półautomatycznego możliwe jest również w pełni automatyczne pobieranie danych z systemów komputerowych takich jak ERP, CRM (za pośrednictwem specjalnych interfejsów),

przygotowanie i wykorzystanie danych – na tym etapie następuje właściwe zarządzanie i to tutaj każdy pracownik dostrzega korzyści z systemu ECM. To tutaj dane zebrane na pierwszym etapie są administrowane, obrabiane i wykorzystywane (Documents Management, Web Content Management, Records Management, Workflow). Na tym etapie następuje również zarządzanie dostępem do danych, zgodnie z ustalonymi prawami dostępu do danych,

tymczasowe zapisywanie danych – dane zapisywane są w różnych systemach magazynowania danych (systemy plikowe, Cache, Data Base, Data Warehouse). W zależności od ważności danych podlegają one różnym okresom przechowywania (korespondencja handlowa, umowy, oferty, wskaźniki procesowe, biznes plany) lub też udostępniane są bez zapisywania w długim okresie (dane pochodzące z systemów komputerowych),

archiwizowanie danych – następuje w długim okresie, zwykle wynoszącym co najmniej 10 lat i ważne przy tym jest aby były odpowiednio zabezpieczone. Podczas archiwizowania danych istotne jest również, aby prowadzić stosowane zarządzanie zmianami dokumentów (dokumenty które straciły ważność przenoszone są do archiwum rewizyjnego),

dostarczanie danych – to po pierwsze przygotowanie danych dla klientów lub pracowników w taki sposób, aby były przydatne do użycia (najczęściej w postaci XML, PDF, JPG, TIFF lub w postaci list plikowych). Na tym etapie bardzo istotne jest bezpieczeństwo danych (elektroniczne podpisy, autoryzacja) oraz dostęp do danych za pośrednictwem praw dostępu (DRM – Digital Rights Management). Dystrybucja danych może odbywać się w różny sposób, na przykład jako mailing, Newsletter, Fax, EDI, SMS-y lub publikacje papierowe.

Jednym z podstawowych założeń tworzenia systemu ECM w firmie jest konieczność zagwarantowania dostępu do danych pochodzących z różnych systemów informatycznych występujących w firmie (musi być zagwarantowana umownie). Jeśli firma zatrudnia kilkaset lub więcej pracowników, z których kilkadziesiąt lub kilkaset do wykonywania swoich obowiązków potrzebuje dostępu do danych pochodzących z systemów ERP, CRM, wtedy brak możliwości pobrania różnych danych może być bardzo dużym problemem w implementacji EDM. Ale nie tylko kwestia samego braku dostępu to problem, ponieważ dzięki systemowi ECM występuje również możliwość obniżenia kosztów użytkowania systemów ERP, CRM, poprzez wykorzystanie możliwości prezentacji w systemie ECM wybranych danych pochodzących z tych systemów, bez konieczności zakupu specjalnych licencji (do systemu ERP, CRM i innych).

Systemy ECM są bardzo interesującym narzędziem, w szczególności w przypadku średnich i dużych organizacji.

Enterprise Content Management

Business Inteligence (BI)

Business Inteligence (BI) obejmuje metody zbierania, przygotowania, oceny oraz prezentacji rozproszonych i niehomogenicznych danych.

Narzędzia analityczne BI dają kierownictwu przegląd aktualnej sytuacji firmy lub organizacji i tym samym mogą być jednym z narzędzi pomocnym podczas przeprowadzania analizy ryzyka w firmie.

Jednym z celów stosowania Business Inteligence jest stworzenie w jednym miejscu wiedzy na temat statusu, potencjału i długoterminowych perspektyw firmy oraz rynku i konkurencji.
Głównym użytkownikiem tej wiedzy jest kierownictwo firmy, które otrzymuje szereg informacji mających na celu ułatwienie podejmowania różnych decyzji operacyjnych i strategicznych w firmie.

Dla osób zarządzających przygotowywane są różne informacje, pochodzące z różnych źródeł i zwykle wymagają dużego nakładu na ich uzyskanie (zebranie).

Informacje takie mogą dotyczyć:
– oceny sytuacji akcji na rynku kapitałowym, która wymaga analizy szeregu aspektów funkcjonowania firmy (posiadacz różnych szczegółowych informacji jest w stanie osiągnąć znaczące korzyści finansowe),
– ustalenia strategii zakupowej surowców wykorzystywanych w firmie w poszczególnych miesiącach roku kalendarzowego (na podstawie danych historycznych, uwzględniając przy okazji kursy walut oraz koszty kredytu i nowe źródła potencjalnych dostaw).
– oceny sytuacji na wybranym rynku w zakresie możliwości sprzedaży starego modelu samochodu (na przykład w krajach rozwijających się),
– decyzji czy warto otworzyć przedstawicielstwo firmy w wybranym kraju (gdzie firma jeszcze nie jest reprezentowania).

Początkowo do przygotowania informacji biznesowych wykorzystywano ręczne metody, jednakże wraz ze wzrostem ilości danych coraz częściej do tego celu wykorzystywane są narzędzia informatyczne.

Dzisiejsze platformy BI są tak skonstruowane, że wykorzystują różne źródła danych wewnętrzne i zewnętrzne, które automatycznie są przygotowane do wykonania raportu w postaci zestawienia graficznego.

W pierwszym kroku tworzenia BI zbierane są dane z różnych obszarów, które następnie zapisywane są magazynach danych zwanych „Data Warehouse„. Następnie dane te są sortowane i odpowiednio przygotowywane do późniejszego wykorzystania przez różne komórki organizacyjne firmy lub organizacji (produkcja, sprzedaż, zakupy, kontrola jakości, finanse oraz kierownictwo firmy).
Business Intelligence może być również jednym z narzędzi dostarczających kierownictwu firmy danych do opracowania wskaźników procesowych (KPI), które przy okazji mogą być istotnym narzędziem przy zarządzania firmą (jeden z wymogów systemów zarządzania jakością).

Business Intelligence to inwestycja, która może się zwrócić w bardzo krótkim czasie, a biorąc pod uwagę fakt, że konkurencja może już mieć takie narzędzia to warto o niej pomyśleć przy okazji budowania nowocześnie zarządzanej firmy.

BI

Planowanie zasobów firmy (ERP)

Pojęcie Enterprise Resource Planning (skr. EPR) obejmuje rozwiązania informatyczne, służące do optymalizacji różnych procesów wewnętrznych w firmie takich jak produkcja, finanse, logistyka, personel, sprzedaż, itd. Tym samym pracownicy z różnych działów wykorzystujący oprogramowanie ERP korzystają ze wspólnych danych, które wykorzystują w różnych procesach mając na celu uproszczenie i przyspieszenie procesów planowania zasobów oraz sterowania ich realizacją.

Planowanie w firmie to systematyczne definiowanie celów oraz przygotowywanie zadań, które mają na celu osiągnięcie zdefiniowanych celów. W wyniku procesu planowania powstaje plan, w którym określone są dane pożądane (np. wynikające z zamówień klientów).

Proces planowania nierozłącznie związany jest z procesem sterowania, który następuje po planowaniu i polega na organizowaniu, nadzorowaniu i zapewnieniu realizacji zadań pod kątem osiągnięcia wcześniej zaplanowanych ilości, terminów, jakości i kosztów.

Planowanie i sterowanie w firmie obejmuje następujące procesy:
– planowanie zasobów surowcowych,
– planowanie środków finansowych,
– planowanie zdolności produkcyjnych,
sterowanie produkcją.

Oczywiście planowanie i sterowanie może być realizowane w firmie ręcznie lub przy pomocy prostych narzędzi takich jak produkty MS Office, jednakże w większych firmach i w firmach, posiadających dużą liczbę, wielopoziomowych produktów, planowanie ręczne staje się niemal niemożliwe lub bardzo kosztowne (wymaga dużo czasu i środków, a do tego i tak występuje duże ryzyko popełnienia błędów).

Jednocześnie przy planowaniu ręcznym występuje duże ograniczenia w zakresie możliwości wykorzystania automatów, które można wbudować w systemie informatycznym (przekroczenie stanów minimalnych może wiązać się z automatycznym utworzeniem zamówień lub wysłaniem maila informacyjnego).

Proces planowania wdrożenia ERP

Dlatego najlepszym rozwiązaniem staje się zastosowanie rozwiązań informatycznych, dzięki którym firma jest w stanie znacznie obniżyć koszty, w wyniku:
– lepszego wykorzystania środków produkcji,
– redukcji czasów produkcji,
– redukcji ręcznych procesów planistycznych (wykorzystywanych każdorazowo od początku),
– optymalizacji pracy organizacji (pracowników w różnych obszarach),
– optymalizacji stanów magazynowych (materiałów, półwyrobów i produktów gotowych),
– optymalizacji wielkości partii surowców zakupowych (lepsza wiedza o potrzebach materiałowych pozwala na obniżenie kosztów zakupów),
– redukcji kosztów magazynowania,
– poprawie jakości produkcji,
– poprawie sytuacji finansowej firmy (płynność, zyskowność),
– poprawie terminowości produkcji.

Każdy proces planowania wdrożenia systemu ERP powinien zostać poprzedzony analizą celów i możliwości, w szczególności obejmującą:
cele kosztowe (koszt wdrożenia i późniejsze koszty serwisowania i obsługi systemu nie powinny zbytnio obciążać finansów firmy),
cele ludzkie (wielkość firmy, pracownicy muszą zostać odpowiednio przeszkoleni, a ponadto do momentu osiągnięcia pełnego wdrożenia organizacja w dalszym ciągu musi prawidłowo funkcjonować) ,
cele organizacyjne (struktura organizacyjna, liczba niezbędnych licencji, oprogramowanie ERP to olbrzymia baza danych, która do prawidłowego funkcjonowania wymaga ciągłego zasilania w dane i dlatego musimy stworzyć taką organizację, która będzie w stanie zapewnić skuteczne działanie tego procesu),
cele terminowe (im dłuższe wdrożenie to z jednej strony potencjalna utrata korzyści wynikających z samego faktu wdrożenia, a ponadto to również koszty ? dostawca systemu z pewnością będzie chciał odzyskać koszty wynikające z długiego wdrożenia).

Wdrożenie oprogramowania ERP to proces, który prawidłowo zaplanowany powinien trwać nie dłużej niż 12 miesięcy (oczywiście duże znaczenie na czas trwania wdrożenia mają przede wszystkim wielkość organizacji oraz stopień skomplikowania procesów wewnętrznych).

ERP

Zarządzanie relacjami z klientem (CRM)

W czasach przed rewolucją przemysłową, gdy produkcja masowa nie była tak bardzo powszechna, handlowcy oraz rzemieślnicy budowali swoje relacje z klientami na bazie relacji osobistych. Często sprzedawca, czy rzemieślnik znał osobiście swojego klienta, doskonale znał jego potrzeby, zachowania i możliwości zakupowe. Gdy nagle klient przestał u niego kupować, czy też zamawiać usługi, wtedy zastanawiał się co w tej sytuacji należy zrobić?

Wraz z nasycaniem się rynku i ciągłym doskonaleniem procesów wewnętrznych firm, również proces pielęgnowania relacji z klientami nabiera zupełnie nowych form i jednocześnie wykorzystywane są w tym celu coraz bardziej wyszukane metody.

Aktualnie firmy stoją przed nowymi wyzwaniami związanymi z:
– coraz bardziej nasyconym rynkiem (w większość wyrobów oferowanych na rynku),
– otwarciem i internacjonalizacją rynku, w szczególności dzięki wykorzystaniu internetu,
– występowaniem na rynku subwencjonowanych produktów i usług,
– występowaniem hedonistycznych zachowań klientów, przy jednocześnie spadającej ich lojalności,
globalizacją, przy jednoczesnym spadku oprocentowania kapitału na rynkach kapitałowych,
wzrostem adaptacji konkurencji do zmian rynku,
spadkiem rentowności (wzrost znaczenia efektu skali).

Propozycja firmy Lean-Soft – oprogramowanie Lean-CRM:

Jednocześnie na rynku wygrywają firmy, dla których nie tylko zysk jest najważniejszy, ale te które przy okazji osiągania zysków są w stanie jak najlepiej zaspokoić potrzeby swoich klientów. Do tego aby móc osiągnąć skuteczny dialog między klientem i naszą organizacją, warto stworzyć wiarygodny system służący do zarządzania relacjami między firmą, a klientem.
Biorąc pod uwagę powyższe wyzwania coraz większego znaczenia nabierają narzędzia służące do stworzenia interfejsu między klientem, a naszą organizacją. Bazują one najczęściej na komputerowych technologiach informacyjno-komunikacyjnych, które pozwalają firmom na osiągnięcie przewagi nad konkurencją.

Jednym z tego typu narzędzi jest oprogramowanie CRM (Customer Relationship Management), które pozwala na optymalizację i usystematyzowanie procesu kontaktu z klientem (rozwiązania B2B lub B2C). W koncepcji CRM klient znajduje się w centrum uwagi i tym samym wszystkie procesy organizacji są stworzone z punktu widzenia klienta (punktem wyjścia do budowania procesów w firmie są procesy klienta).

Podstawowym założeniem przy wdrożeniu oprogramowania CRM jest stworzenie długookresowej relacji między firmą i klientem, która ma pozwolić nie tyle na osiągnięcie jednej transakcji, ale bardziej na wpieranie klienta podczas jego działalności biznesowej (w obszarach, w których specjalizuje się nasza firma).

Cutomer Relationship Management

Technologie Informacyjno Komunikacyjne – TIK

Technologie Informacyjno-Komunikacyjne (ang. ICT) są to różnorodne działania związane z produkcją i wykorzystaniem urządzeń telekomunikacyjnych, informatycznych oraz usług im towarzyszących, a także gromadzenie, przetwarzanie, udostępnianie informacji w formie elektronicznej z wykorzystaniem technik cyfrowych i wszelkich narzędzi komunikacyjnych.

Aktualnie poprzez działania wynikające z realizacji celów w ramach Osi Priorytetowej III Konkurencyjność MŚP możliwe jest skorzystanie ze wsparcia z funduszy EU na wdrażanie Technologii informacyjno-komunikacyjnych w działalności gospodarczej.

Realizacja projektu może być związana z wprowadzeniem procesów zarządczych, operacyjnych oraz pomocniczych i biznesowych, w oparciu o najnowsze rozwiązania informacyjno-komunikacyjne. Dzięki czemu nastąpi automatyzacja oraz optymalizacja m.in. zawierania kontraktów, przesyłania dokumentów, pozyskiwania nowych kontaktów, planowania, zarządzania informacją, zasobami, finansami oraz sprzedaży.

Aby otrzymać wsparcie na inwestycje w ramach powyższego działania, projekty muszą prowadzić do zastosowania rozwiązań Technologii Informacyjno Komunikacyjnych wpisujących się w następujące modele:
B2B Business to Business – model uwzględnia współpracę przedsiębiorstw opierającą się na wykorzystaniu TIK prowadzących w efekcie do automatyzacji procesów biznesowych,
B2C Business to Consumer – model, w którym relacje Przedsiębiorstwo ? Konsument (odbiorca produktów lub usług) są oparte o TIK,
B2E Business to Employee – model zakłada wykorzystanie TIK w kontaktach w relacji przedsiębiorstwo (pracodawca) ? pracownik,
C2C Consumer to Consumer – model zakłada interakcję biznesową pomiędzy konsumentami przy wykorzystaniu TIK (np. portale sprzedażowe).

W całej Polsce od 2015 roku, w poszczególnych województwach na terenie całej Polski, realizowane są projekty posiadające różną formułę, zakres wsparcia oraz różny okres i zasady realizacji. Warto zajrzeć na strony rządowe, w tym np. funduszeeuropejskie.gov.pl, gdzie można znaleźć więcej szczegółów na ten temat.

szkolenie

Mobilne strony internetowe.

Dynamiczny wzrost popularności urządzeń mobilnych sprawia, że stale wzrasta liczba wyszukiwań różnych stron internetowych wykonywanych na nich.

Strona internetowa dostosowana do urządzeń mobilnych daje większą szansę wyszukania przez wyszukiwarki internetowe oraz pozytywnie wpływa na pozycję tej strony w internecie.
Związane jest to z faktem, że od dnia 21 kwietnia 2015 roku najpopularniejsza wyszukiwarka Google zmieniła algorytm wyszukiwania i tym samym strony responsywne (dostosowujące się do rozdzielczości urządzenia na jakim są oglądane) będą podnosić swoją pozycję w wynikach wyszukiwania, w szczególności jeśli wyszukiwanie odbywa się na urządzeniach mobilnych.
Jednocześnie biorąc pod uwagę fakt, że liczba urządzeń mobilnych stale wzrasta, to tym samym brak internetowej strony mobilnej będzie prowadził do stopniowej utraty pozycji naszej strony www w internecie.

Planując działania marketingowe w internecie musimy wziąć pod uwagę również urządzenia mobilne, tak aby umożliwić użytkownikom smartfonów oraz tabletów korzystanie ze stron naszych firm, organizacji czy sklepów internetowych.

Zapraszamy do skorzystania z darmowego serwisu przeznaczonego do tworzenia prostych stron internetowych przeznaczonych na urządzenia mobilne /dane do zalogowania to użytkownik: www oraz hasło: 123456/
Darmowa aplikacja do tworzenia mobilnych stron internetowych

Jest to prosty w obsłudze serwis internetowy służący do tworzenia mobilnych wersji stron internetowych, a wygenerowane za jej pośrednictwem pliki musimy przekopiować na nasz serwer (do katalogu skojarzonego z naszą domeną). Oczywiście tak utworzona mobilna strona internetowa będzie również prawidłowo widoczna na tradycyjnych komputerach stacjonarnych lub laptopach (jednakże będzie na nich miała bardzo prosty wygląd).

Tutaj można zobaczyć przykładową stronę przygotowaną z pomocą powyższego serwisu: Przykładowa strona mobilna

Można również sprawdzić jak naszą stronę widzi robot Google: Test mobilnych stron internetowych

W przypadku gdy chcemy zachować standardową wersję strony internetowej lub mamy wyższe wymagania w stosunku do wersji mobilnej to najprawdopodobniej będziemy musieli skorzystać z pomocy służb informatycznych. Jeśli natomiast nasza strona pracuje na jednej z darmowych platform CMS np. Joomla lub WordPress, to często wystarczy przeprowadzić aktualizację do najnowszej wersji skryptu.

Metody tworzenia stron responsywnych polegają na tworzeniu kilku wersji stron dostosowanych do różnych rozdzielczości (urządzeń na których są wczytywane).

mobilna strona internetowa
mobilna strona internetowa

Komputerowe wsparcie biznesu

Komputerowe wsparcie biznesu jest jednym z istotniejszych elementów, które każda firma musi brać pod uwagę. Z jednej strony komputerowe wsparcie to strona WWW, której forma i skomplikowanie uzależniona jest od rodzaju biznesu (zdarzają się formy prowadzenia działalności gospodarczej, które opierają się wyłącznie na internecie – e-biznes). Obecność firmy w internecie staje się w praktyce koniecznością, gdyż ten kanał sprzedażowy jest doskonałym uzupełnieniem działań sprzedażowych każdej firmy.

Z drugiej strony każda firma rozliczająca się formie książki przychodów i kosztów zmuszona jest do rejestrowania każdej operacji sprzedaży towarów i usług, która może się odbywać na dwa sposoby:
kasa fiskalna (paragony sprzedażowe),
oprogramowanie księgowo-finansowe (dokumenty sprzedaży – faktury).

Wsparcie planowania działalności za pomocą oprogramowania Lean-CAD firmy Lean-Soft sp. z o.o..

W przypadku niektórych form działalności gospodarczej może wystąpić konieczność prowadzenia pełnej gospodarki magazynowej (operacje przychodów, rozchodów, inwentaryzacji) i wtedy skutecznym narzędziem wspierającym firmę w tym zakresie jest oprogramowanie ERP (Enterprise Resource Planning)

Poza tym bardzo istotnym elementem każdej działalności gospodarczej jest utrzymywanie właściwych relacji z klientami i dostawcami. Najlepszym narzędziem na zarządzania bazą klientów jest oprogramowanie CRM (pozwala doskonale zaplanować działania związane zarówno z potencjalnymi, jak i z istniejącymi klientami).

W ramach nadzoru nad jakością naszych produktów możliwe jest zastosowanie oprogramowania CAQ (Computer-Aided Quality), które w dużym stopniu pozwala na automatyzację procesów wewnętrznych firmy, a z drugiej strony może się przyczynić do obniżenia kosztów działalności.

Ciekawą rozwiązaniem dla firm znajdujących się na początku działalności jest możliwość zastosowania rozwiązań Open Source, przy czym w tym przypadku warto zwrócić uwagę na bezpieczeństwo informacji biznesowej.

Systemy komputerowe w firmie są w stanie wypracować przewagę nad konkurencją, dlatego każdy przedsiębiorca powinna rozważyć możliwość zastosowania nowoczesnych narzędzi wsparcia biznesu jakimi są aplikacje komputerowe wspierające różne procesy wewnętrzne w firmie.