Archiwa kategorii: Kaizen

Systemy zarządzania jakością w firmie

Systemy zarządzania jakością pozwalają na uporządkowanie działalności firmy, dzięki opisaniu i uporządkowaniu procesów wewnętrznych.
Początki systemów zarządzania jakością (ISO 9001) miały miejsce pod koniec 70 lat XX wieku i do dnia dzisiejszego podlegają stałemu rozwojowi i doskonaleniu.

Jednym z nierozłącznych elementów systemów zarządzania jakością są audity (certyfikujący i nadzorczy), które pozwalają na sprawdzenie zgodności posiadanego przez firmę systemu zarządzania jakością z wymaganiami norm (normy ISO, TS/ISO, inne) przez niezależne jednostki (organizacje).

Koszty wdrożenia systemu zarządzania jakością składają się z kosztów samego przygotowania i wdrożenia (audit certyfikujący, przygotowanie dokumentacji systemu jakości, szkolenia pracowników) oraz z corocznych kosztów związanych z utrzymaniem systemu zarządzania jakością (audit nadzorczy, koszty pełnomocnika systemu zarządzania jakością, koszty wynikające z konieczności utrzymania systemu).

W zależności od obszaru funkcjonalnego, firma może wdrożyć system zarządzania jakością w następujących obszarach (najczęściej wdrażane systemy zarządzania):
zarządzanie firmą – ISO 9001 lub ISO/IATF 16949 (motoryzacja),
zarządzanie środowiskowe – ISO 14001,
zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy – ISO 18001,
zarządzanie energią – ISO 50001,
system bezpieczeństwa informacji – ISO 27001.

Narzędzia Lean Manufacturing

Korzyści z posiadania przez firmę systemu zarządzania jakością wiążą się z następującymi elementami:
– wprowadzenie i uporządkowanie procesów wewnętrznych firmy (element bardzo istotny w przypadku nowych firm),
– wsparcie kultury ciągłego doskonalenia w firmie,
– dostęp do najnowszych trendów w obszarze zarządzania firmą (szereg narzędzi systemowych pozwala na uzyskanie przewagi nad konkurencją),
– spełnienie wymagań potencjalnych klientów (wiele firm warunkuje nawiązanie współpracy od posiadania przez firmę udokumentowanego systemu zarządzania jakością),
– dokumentacja systemu zarządzania jakością ułatwia wprowadzenie nowych pracowników (procedury i instrukcje systemu zarządzania jakością mogą stanowić materiał szkoleniowy dla nowych pracowników),
– posiadanie systemu zarządzania jakością daje firmie dodatkowe punkty w przypadku występowania w przetargach publicznych (posiadanie systemu zarządzania jakością może być jednym z punktów podczas oceny oferty firmy),
– posiadanie certyfikatu ISO w przypadku ubiegania się o dotację unijną może przynieść firmie dodatkowe punkty przy ocenie jej wniosku,
– klienci firm posiadających systemy zarządzania jakością zdecydowanie lepiej je oceniają (szczególnie w obszarach związanych z reklamacjami i obsługą klienta).

W skali roku koszt utrzymania systemu zarządzania jakości może się kształtować na poziomie od kilku do nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych i w dużej mierze uzależniony jest od wielkości firmy.
Jedną z możliwości obniżenia kosztów utrzymania systemu zarządzania jakością jest przypisanie funkcji pełnomocnika systemu zarządzania jakością do innego stanowiska (również może nim być właściciel firmy).

Zastanawiając się nad tym czy warto wdrożyć system zarządzania jakością w firmie warto wziąć pod uwagę szereg aspektów związanych z zarówno z kosztami, jak również z korzyściami.

System zarządzania jakością w firmie
System zarządzania jakością w firmie

Ciągłe doskonalenie w firmie

Firmy coraz częściej inwestują w innowacyjne rozwiązania technologiczne, poprawiają procesy, organizację, w ten sposób próbując osiągnąć przewagę nad konkurencją.

O ile inwestowanie w innowacyjne rozwiązania niewątpliwie może przynieść przewagę konkurencyjną, to jednak bez dalszego ich rozwoju szybko może się okazać, że konkurencja nas dogoniła lub też wykorzystała inne warunki biznesowe, które zniwelowały naszą przewagę.

Innowacja może zostać wypracowana wewnątrz firmy lub może zostać zakupiona na wolnym rynku i w tym drugim przypadku jest ona dostępna również dla innych podmiotów funkcjonujących na rynku.

Wprowadzanie innowacji może pociągać za sobą konieczność ponoszenia bardzo wysokich kosztów, wymuszając na firmie konieczność wzięcia kredytu bankowego lub leasingu (zakup nowoczesnej maszyny, wprowadzenie innowacyjnej technologii czy opracowanie nowego produktu). Natomiast wynik procesu wdrażania innowacji w dużej mierze uwarunkowany jest prawidłowym jego przygotowaniem i nadzorem. Stąd bardzo istotną rolę odgrywa lider lub zespół odpowiadający za wprowadzanie innowacji. Ponadto bardzo istotnym elementem procesu wprowadzania innowacji jest opracowanie procedur zatwierdzania wyników osiąganych przez proces, produkt lub technologię po wprowadzeniu innowacji.

Alternatywą dla procesu innowacji może być podejście Kaizen, które w odróżnieniu od niego jest nastawieniem firmy na ciągłe wprowadzanie zmian w organizacji, technologii, procesach wewnętrznych, a zmiany te odbywają się stale i małymi kroczkami. Kaizen to nic innego jak proces ciągłego doskonalenia, który jest podstawą nowoczesnych systemów zarządzania jakością.

Dzięki podejściu Kaizen firma może dojść do podobnych efektów jak podczas wprowadzania innowacji, jednakże może je osiągnąć dużo niższymi nakładami (brak konieczności brania kredytów, a koszty finansowania zmian mogą być ponoszone z bieżących zysków).
Każda mała zmiana lub poprawa wyrobu względnie procesu zaraz po jej wprowadzaniu może zostać skontrolowana. W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek odchyleń lub niedociągnięć mogą one zostać poprawione, bez niebezpieczeństwa wprowadzenia ich do obiegu.

Ciałge doskonalenie

Ponadto podejście Kaizen z jednej strony wspiera pracę grupową w firmie, a z drugiej strony pozwala lepiej zarządzać wiedzą, który to element staje się głównym motorem napędzającym postęp w firmie.
To dzięki Kaizen pracownicy uczą się na błędach, a proces ten staje się stałym narzędziem osiągania przewagi konkurencyjnej.

Najlepsze wyniki przy wprowadzaniu podejścia Kaizen w firmie uzyskuje się w przypadku zaangażowania możliwie jak największej liczby pracowników w proces ciągłego doskonalenia.
Bardzo często to operator maszyny najlepiej widzi problemy zarówno związane z wyrobem, jak i z technologią czy maszyną. Z kolei dział technologiczny najlepiej będzie w stanie określić sposoby rozwiązania tych problemów.
Pracownicy działu sprzedaży doskonale orientują się w tym co się dzieje na rynku, natomiast dział jakości jest najbliżej klienta jeśli chodzi o jego problemy jakościowe czy serwisowe.

Oczywiście do wszystkiego potrzebne jest również wsparcie ze strony kierownictwa firmy, które podejmuje decyzję o przekazaniu środków na wprowadzanie zmian (po przeanalizowaniu opłacalności i sensowności ich wprowadzania).

Bardzo często głównym problemem przy wprowadzeniu ?ducha? ciągłego doskonalenia jest przełamywanie barier związanych z oporami czynnika ludzkiego lub organizacyjnego. Pierwszym krokiem na drodze do ich przełamania może być wprowadzenie systemu zarządzania jakością, ze szczegółowo opisanymi procedurami i instrukcjami w zakresie doskonalenia jakości.
Dodatkowo dużym wsparciem przy wprowadzaniu w firmie podejścia Kaizen mogą służyć rozwiązania informatyczne, które z jednej strony wymuszają określone obiegi, a z drugiej strony porządkują i poprawiają obieg informacji wewnątrz organizacji. Ponadto pozwalają na potrzymanie systematyczności w organizacji pracy w firmie, co jest niewątpliwie wyróżnikiem filozofii Kaizen.

Rozwijanie filozofii Kaizen w firmie pomimo, że wymaga większej i systematycznej pracy to jednak posiada szereg zalet, które warto mieć na uwadze wybierając sposób wprowadzania innowacyjnych rozwiązań w firmie.

Ciałge doskonalenie