Archiwa kategorii: Ciągłe doskonalenie

E-Firma

Rosnące koszty osobowe oraz problemy z pracownikami występujące na rynku pracy zmuszają firmy do cyfryzacji szeregu procesów wewnętrznych, które wcześniej były wykonywane przez człowieka.

Wraz ze wzrostem wynagrodzeń pracowników (rosną również koszty pozapłacowe wynagrodzeń) i teoretycznie firma może przenieść te koszty na swoich klientów. Jednakże żyjemy w bardzo ciekawych czasach i każda firma musi z początkiem nowego roku na nowo odkrywać się na rynku, w związku z ciągłymi wzrostami kosztów działalności.

Szczególnie istotne są takie obszary kosztowe jak:
koszty osobowe (wynagrodzenia, składki zdrowotne, składki emerytalne, inne składniki pozapłacowe),
koszty mediów (energia elektryczna, woda, gaz),
koszty surowców (wymagają ciągłego śledzenia cen na rynku i oczywiście firmy kupujące małe ilości mają ograniczone szanse na osiągnięcie wysokich rabatów zakupowych),
paliwa i związane z nimi koszty transportu (wzrost kosztów paliw przekłada się na wzrosty większości kosztów),
ubezpieczenia (w wielu branżach występują problemy z terminami płatności, których okres nierzadko wydłuża się do ponad 60 dni).

Z drugiej strony szerokim frontem wchodzi e-administracja, która wymusza stosowanie cyfrowych procesów na styku z firmami, czego przykładem może być JPK (Jednolity Plik Kontrolny), czy e-PUAP (Elektroniczna Skrzynka Podawcza).

Na rynku stosunkowo łatwo dostępne są kredyty i do tego oferowane one są na bardzo atrakcyjnych warunkach (niskie stopy procentowe). Jednakże na bardzo konkurencyjnym rynku nie jest łatwo uzyskać wysokie marże sprzedażowe (biorąc pod uwagę zmienność szeregu kosztów i wysoką konkurencyjność większości branż). Dzisiaj nie jest trudno coś wyprodukować, ale dużo trudniej jest sprzedać wyprodukowane towary.

Naprzeciw wychodzi branża IT, która oferuje firmom szereg narzędzi informatycznych mogących zastąpić lub usprawnić pracę ludzką, a tym samym może przyczynić się do ograniczenia wielu kosztów operacyjnych firmy.

Na rynku dostępnych jest szereg aplikacji ułatwiających i przyspieszających zarządzanie firmą, z których warto wymienić:
– aplikacje bazujące na technologii GPS pozwalają na śledzenie pojazdów samochodowych, włączając w to automatyzację przeglądów, optymalizację wykorzystania,
– aplikacje bazujące na technologii RFID pozwalają zarządzać łańcuchem dostaw, przy jednoczesnej minimalizacji nakładu pracowniczego,
– aplikacje bazujące na technologii Wifi pozwalają na wykorzystanie tabletów, notebook-ów, czy smartfonów w różnych miejscach firmy, zwiększając dostępność technologii informatycznych w firmie (wykorzystywanych w zarządzaniu firmą, zarządzanie danymi procesowymi),
– aplikacje wspierające zarządzanie firmą klasy ERP, CRM które stanowią narzędzia ułatwiające planowanie zasobów i nadzorowanie głównych procesów wewnętrznych występujących w firmie (wytwarzanie, realizacja, sprzedaż, obsługa klienta),
– aplikacje wykorzystujące technologie dostępowe API pozwalają na integrację firmy z różnymi serwisami (społecznościowymi, serwisy obsługi płatniczej, serwisy pogodowe, sprzedażowe i inne),
– aplikacje wykorzystujące technologię VPN oraz wideokonferencji, dzięki którym świat dla firm staje się bardzo mały (można kontaktować się wewnątrz firmy, jak również z kontrahentami bez opuszczania siedziby firmy),
technologia SEO pozwala firmom na tworzenie akcji marketingowych i na dotarcie do swoich klientów bez wychodzenia z siedzimy firmy (często jest jednym z narzędzi promocji wykorzystywanych w firmie, jednakże jego znaczenie nabiera coraz większego znaczenia).

Branża IT wspiera firmy również w obszarze optymalizacji kosztów operacyjnych, tworząc aplikacje wspierające realizację procesów wewnętrznych, które bardzo często pisane są pod klienta i doskonale odzwierciedlają istniejące w firmie procesy.

Najbliższe lata to zdecydowane otwarcie się firm na nowe, innowacyjne rozwiązania informatyczne wspierające tworzenie e-Firmy, bez których wiele firm nie będzie miało szans na przetrwanie.

e-firma
e-firma

Mentoring

Mentoring to partnerska relacja między mentorem (mistrzem) a uczniem, zorientowana na odkrywanie i rozwijanie potencjału ucznia.
doradza pracownikowi firmy (uczniowi), za którego jednak nie ponosi odpowiedzialności w odniesieniu do podejmowanych przez niego decyzji.

Mentor (mistrz) doradza pracownikowi firmy (uczniowi), za którego jednak nie ponosi odpowiedzialności w odniesieniu do podejmowanych przez niego decyzji.

W praktyce firmowej mentoring może się odnosić do następujących obszarów:
– rozwój zdolności osobowych,
planowanie kariery pracownika,
rozwój zawodowy.

Tym samym mentoring może odnosić się albo do obszarów typowo personalnych (np. wzmocnienie zaufania wewnętrznego lub świadomości ucznia) lub do typowo zawodowych (np. wsparcie w procesie edukacji lub podczas osiągania celów kariery zawodowej ucznia).

Mentoring może bazować na czterech zasadniczych formach:
niesformalizowany mentoring – występuje wtedy, gdy bardziej doświadczony pracownik bierze pod opiekę mniej doświadczonego pracownika (na bazie podobnych celów, na przykład praca w tej samej brygadzie).
mentoring uzależniony od stanowiska – występuje wtedy gdy mentor jest bezpośrednim przełożonym pracownika. W takiej sytuacji każdemu dobremu managerowi zwykle zależy na tym, aby wspierać pracowników swojego zespołu.
oficjalne programy mentoringowe – zostały stworzone w latach 90-tych ubiegłego wieku i stanowią próbę usystematyzowania niesformalizowanego mentoringu, poprzez określenie celów oraz wyników jakie chcemy osiągnąć w wyniku procesu mentoringu. Oficjalne programy mentoringowe stosowane są na przykład w następujących przypadkach: wprowadzenie nowych pracowników, przekwalifikowanie wewnątrz firmy lub szkolenie członków zespołów projektowych w zakresie nowych kompetencji.
mentoring uzależnionych od sytuacji – oferuje wsparcie w specjalnych sytuacjach, na przykład gdy osoba potrzebuje wprowadzenia w zakresie nowego oprogramowania komputerowego.

W procesie mentoringu oczywiście korzysta przede wszystkim uczeń, którym może być nowy pracownik. Z drugiej strony korzysta również firma, która jest w stanie w stosunkowo krótkim czasie podnieść kompetencje i zdolności pracownika.

W przypadku praktyki biznesowej szczególnie zaleca się stosowanie oficjalnych programów mentoringowych, które powinny być starannie zaplanowane i dopasowanie do wymagań i potrzeb firmy.
W przyszłości programy te będą ważną częścią nowoczesnego przedsiębiorstwa, które będą przynosić wymierne korzyści firmom, zarówno w krótkim jak i w długim okresie.

Mentoring
Mentoring

Ciągłe doskonalenie w firmie

Firmy coraz częściej inwestują w innowacyjne rozwiązania technologiczne, poprawiają procesy, organizację, w ten sposób próbując osiągnąć przewagę nad konkurencją.

O ile inwestowanie w innowacyjne rozwiązania niewątpliwie może przynieść przewagę konkurencyjną, to jednak bez dalszego ich rozwoju szybko może się okazać, że konkurencja nas dogoniła lub też wykorzystała inne warunki biznesowe, które zniwelowały naszą przewagę.

Innowacja może zostać wypracowana wewnątrz firmy lub może zostać zakupiona na wolnym rynku i w tym drugim przypadku jest ona dostępna również dla innych podmiotów funkcjonujących na rynku.

Wprowadzanie innowacji może pociągać za sobą konieczność ponoszenia bardzo wysokich kosztów, wymuszając na firmie konieczność wzięcia kredytu bankowego lub leasingu (zakup nowoczesnej maszyny, wprowadzenie innowacyjnej technologii czy opracowanie nowego produktu). Natomiast wynik procesu wdrażania innowacji w dużej mierze uwarunkowany jest prawidłowym jego przygotowaniem i nadzorem. Stąd bardzo istotną rolę odgrywa lider lub zespół odpowiadający za wprowadzanie innowacji. Ponadto bardzo istotnym elementem procesu wprowadzania innowacji jest opracowanie procedur zatwierdzania wyników osiąganych przez proces, produkt lub technologię po wprowadzeniu innowacji.

Alternatywą dla procesu innowacji może być podejście Kaizen, które w odróżnieniu od niego jest nastawieniem firmy na ciągłe wprowadzanie zmian w organizacji, technologii, procesach wewnętrznych, a zmiany te odbywają się stale i małymi kroczkami. Kaizen to nic innego jak proces ciągłego doskonalenia, który jest podstawą nowoczesnych systemów zarządzania jakością.

Dzięki podejściu Kaizen firma może dojść do podobnych efektów jak podczas wprowadzania innowacji, jednakże może je osiągnąć dużo niższymi nakładami (brak konieczności brania kredytów, a koszty finansowania zmian mogą być ponoszone z bieżących zysków).
Każda mała zmiana lub poprawa wyrobu względnie procesu zaraz po jej wprowadzaniu może zostać skontrolowana. W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek odchyleń lub niedociągnięć mogą one zostać poprawione, bez niebezpieczeństwa wprowadzenia ich do obiegu.

Ciałge doskonalenie

Ponadto podejście Kaizen z jednej strony wspiera pracę grupową w firmie, a z drugiej strony pozwala lepiej zarządzać wiedzą, który to element staje się głównym motorem napędzającym postęp w firmie.
To dzięki Kaizen pracownicy uczą się na błędach, a proces ten staje się stałym narzędziem osiągania przewagi konkurencyjnej.

Najlepsze wyniki przy wprowadzaniu podejścia Kaizen w firmie uzyskuje się w przypadku zaangażowania możliwie jak największej liczby pracowników w proces ciągłego doskonalenia.
Bardzo często to operator maszyny najlepiej widzi problemy zarówno związane z wyrobem, jak i z technologią czy maszyną. Z kolei dział technologiczny najlepiej będzie w stanie określić sposoby rozwiązania tych problemów.
Pracownicy działu sprzedaży doskonale orientują się w tym co się dzieje na rynku, natomiast dział jakości jest najbliżej klienta jeśli chodzi o jego problemy jakościowe czy serwisowe.

Oczywiście do wszystkiego potrzebne jest również wsparcie ze strony kierownictwa firmy, które podejmuje decyzję o przekazaniu środków na wprowadzanie zmian (po przeanalizowaniu opłacalności i sensowności ich wprowadzania).

Bardzo często głównym problemem przy wprowadzeniu ?ducha? ciągłego doskonalenia jest przełamywanie barier związanych z oporami czynnika ludzkiego lub organizacyjnego. Pierwszym krokiem na drodze do ich przełamania może być wprowadzenie systemu zarządzania jakością, ze szczegółowo opisanymi procedurami i instrukcjami w zakresie doskonalenia jakości.
Dodatkowo dużym wsparciem przy wprowadzaniu w firmie podejścia Kaizen mogą służyć rozwiązania informatyczne, które z jednej strony wymuszają określone obiegi, a z drugiej strony porządkują i poprawiają obieg informacji wewnątrz organizacji. Ponadto pozwalają na potrzymanie systematyczności w organizacji pracy w firmie, co jest niewątpliwie wyróżnikiem filozofii Kaizen.

Rozwijanie filozofii Kaizen w firmie pomimo, że wymaga większej i systematycznej pracy to jednak posiada szereg zalet, które warto mieć na uwadze wybierając sposób wprowadzania innowacyjnych rozwiązań w firmie.

Ciałge doskonalenie