Akcje mailingowe.

Jeśli posiadamy w naszej bazie danych zapisane adresy mailowe naszych klientów, których znamy lub z którymi prowadzimy współpracę, to oczywiście możemy rozważyć czy to rozsyłanie newslettera (za ich zgoda) lub też prowadzenie akcji mailingowych (rozsyłanie zaproszeń np. do skorzystania z oferty, promocji oferowanych przez nas wyrobów).
Może się również okazać, że zakupiliśmy bazę kontaktów w internecie i wtedy każdorazowe rozsyłanie mailingu wymaga uzyskania zgody od osoby lub firmy do której chcemy skierować nasz list lub ofertę.

Nieprzestrzeganie zasady o konieczności uzyskania zgody na rozsyłanie listów ofertowych może mieć konsekwencje finansowe dla firmy lub osoby prowadzącej taką działalność.
Ponadto w przypadkach posiadania i korzystania z baz danych klientów występuje konieczność rejestracji naszej bazy danych w bazie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Często jeśli otrzymujemy nie chciany mail z ofertą to albo go ignorujemy, albo też przenosimy do kosza. Zdarzają się jednak firmy, które takie niechciane przez nich maile mogą wykorzystać do zaskarżenia nas (przypadki bardzo rzadkie, ale oczywiście możliwe). Dlatego planując akcje mailingowe należy się do nich bardzo dobrze przygotować, lub powierzyć prowadzenie ich specjalistycznym firmom.

Podczas realizacji akcji mailingowych pomocnym mogą być rozwiązania IT, które rozsyłają masowo (nawet kilka tysięcy w ciągu kilu minut) maile pod adresy mailowe znajdujące się w bazie danych. W internecie również można znaleźć dedykowane rozwiązania portalowe ułatwiające taką operację mailingową. Jednakże w każdym przypadku musimy posiadać sprawdzoną bazę danych klientów.

Rozsyłanie maili na własną rękę bez uzyskiwania zgód może bardzo szybko prowadzić do zablokowania naszego adresu mailowego, a rozsyłane w ten sposób maile będą trafiały wprost do skrzynki ze spamem.

Z drugiej strony czasami można spotkać się z ofertami rozsyłanymi w internecie, przez różnego rodzaju firmy widma, jak na przykład Kancelaria Liberty. Poniżej znajduje się email rozsyłany rzekomo przez kancelarię liberty, jednakże w rzeczywistości taki podmiot nie istnieje – email rozsyłany jest z adresu: biuro@kancelarialiberty.warszawa.pl


„… Witamy,

Pragniemy zauważyć, że Państwa firma nie jest jeszcze zarejestrowana w GIODO a jest do tego prawnie zobligowana.

Każda firma wystawiająca FV, wysyłająca FV, wysyłająca towar lub posiadająca na swoich stronach www elementy takie jak: newsletter, formularz kontaktowy, rejestracyjny, logowanie itp bezwzględnie muszą być zarejestrowane w GIODO.

Każda firma posiada też we własnych zbiorach dane pracowników czy też Klientów.

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku. Dane osobowe to według Art. 6 Ustawy o ochronie danych osobowych, ?wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej”. Chodzi o takie elementy, mniej lub bardziej specyficzne, które pozwalają określić pośrednio lub bezpośrednio tożsamość danej osoby np. nazwisko, imię, adres zamieszkania, nr telefonu ? czyli dane, które klient e-sklepu podaje podczas zawierania transakcji. W grupie tej znajdzie się także adres e-mail ? często bowiem jest imienny i oraz adres IP, który może być daną osobową (informacja o tym jest możliwa do uzyskania z innych źródeł) jest zobligowana do spełnienia obowiązku rejestracji w GIODO.

GIODO może nałożyć karę grzywny w postępowaniu administracyjnym dla osób prawnych lub jednostek organizacyjnych jednorazowo w kwocie do 50 tys. zł i może ją nałożyć maksymalnie 4 razy w jednym postępowaniu, co daję nam kwotę 200 tys. zł, w przypadku osób fizycznych jednorazowa kara grzywny może wynieść maksymalnie 10 tys. zł, ale razem nie mogą przekroczyć 50 tys. zł w jednym postępowaniu.

W związku z powyższym nasza Kancelaria Liberty wzywa Państwa do dokonania stosownej rejestracji zbioru danych osobowych wraz z uzupełnieniem niezbędnej i wymagalnej dokumentacji w terminie 3 dni roboczych.

W przypadku braku rejestracji zmuszeni będziemy do złożenia doniesienia/zawiadomienia o wszczęcie procedury kontrolnej GIODO celem wyegzekwowania koniecznej rejestracji oraz wymiaru kary pieniężnej.

Informujemy również, że nasza Kancelaria Liberty nie świadczy usług prawnych, porad, konsultacji itp.

W przypadku pozyskania wiedzy w zakresie rejestracji i dokumentacji rejestracyjnej proponujemy kontaktować się z podmiotami, które świadczą profesjonalne usługi z w/w zakresu.

Przykładowe, losowe wybrane podmioty:
audyt-firmy.waw.pl;
rejestruj.org.pl;
it-kompleks.info.pl;

Z poważaniem

Marcin Nowaczyk
(Kancelaria „Liberty” o/Warszawa)

Realne są natomiast adresy www które taki mail promuje, jak na przykład audyt-firmy.waw.pl czy rejestruj.org.pl.
Dane na temat właścicieli takich domen możemy uzyskać na przykład tutaj:
Dane adresu audyt-firmy.waw.pl
Dane adresu rejestruj.org.pl

Rejestrowanie baz danych klientów ma sens i jest wymagane wtedy, gdy dane klientów chcemy przetwarzać, czyli przykładowo wykorzystywać do celów marketingowych, związanych z prowadzeniem akcji mailingowych lub też będziemy chcieli przetwarzać takie dane w celach badawczych, naukowych lub innych związanych z prowadzeniem naszej działalności.

Mailing