Planowanie zasobów firmy (ERP)

Pojęcie Enterprise Resource Planning (skr. EPR) obejmuje rozwiązania informatyczne, służące do optymalizacji różnych procesów wewnętrznych w firmie takich jak produkcja, finanse, logistyka, personel, sprzedaż, itd. Tym samym pracownicy z różnych działów wykorzystujący oprogramowanie ERP korzystają ze wspólnych danych, które wykorzystują w różnych procesach mając na celu uproszczenie i przyspieszenie procesów planowania zasobów oraz sterowania ich realizacją.

Planowanie w firmie to systematyczne definiowanie celów oraz przygotowywanie zadań, które mają na celu osiągnięcie zdefiniowanych celów. W wyniku procesu planowania powstaje plan, w którym określone są dane pożądane (np. wynikające z zamówień klientów).

Proces planowania nierozłącznie związany jest z procesem sterowania, który następuje po planowaniu i polega na organizowaniu, nadzorowaniu i zapewnieniu realizacji zadań pod kątem osiągnięcia wcześniej zaplanowanych ilości, terminów, jakości i kosztów.

Planowanie i sterowanie w firmie obejmuje następujące procesy:
– planowanie zasobów surowcowych,
– planowanie środków finansowych,
– planowanie zdolności produkcyjnych,
sterowanie produkcją.

Oczywiście planowanie i sterowanie może być realizowane w firmie ręcznie lub przy pomocy prostych narzędzi takich jak produkty MS Office, jednakże w większych firmach i w firmach, posiadających dużą liczbę, wielopoziomowych produktów, planowanie ręczne staje się niemal niemożliwe lub bardzo kosztowne (wymaga dużo czasu i środków, a do tego i tak występuje duże ryzyko popełnienia błędów).

Jednocześnie przy planowaniu ręcznym występuje duże ograniczenia w zakresie możliwości wykorzystania automatów, które można wbudować w systemie informatycznym (przekroczenie stanów minimalnych może wiązać się z automatycznym utworzeniem zamówień lub wysłaniem maila informacyjnego).

Proces planowania wdrożenia ERP

Dlatego najlepszym rozwiązaniem staje się zastosowanie rozwiązań informatycznych, dzięki którym firma jest w stanie znacznie obniżyć koszty, w wyniku:
– lepszego wykorzystania środków produkcji,
– redukcji czasów produkcji,
– redukcji ręcznych procesów planistycznych (wykorzystywanych każdorazowo od początku),
– optymalizacji pracy organizacji (pracowników w różnych obszarach),
– optymalizacji stanów magazynowych (materiałów, półwyrobów i produktów gotowych),
– optymalizacji wielkości partii surowców zakupowych (lepsza wiedza o potrzebach materiałowych pozwala na obniżenie kosztów zakupów),
– redukcji kosztów magazynowania,
– poprawie jakości produkcji,
– poprawie sytuacji finansowej firmy (płynność, zyskowność),
– poprawie terminowości produkcji.

Każdy proces planowania wdrożenia systemu ERP powinien zostać poprzedzony analizą celów i możliwości, w szczególności obejmującą:
cele kosztowe (koszt wdrożenia i późniejsze koszty serwisowania i obsługi systemu nie powinny zbytnio obciążać finansów firmy),
cele ludzkie (wielkość firmy, pracownicy muszą zostać odpowiednio przeszkoleni, a ponadto do momentu osiągnięcia pełnego wdrożenia organizacja w dalszym ciągu musi prawidłowo funkcjonować) ,
cele organizacyjne (struktura organizacyjna, liczba niezbędnych licencji, oprogramowanie ERP to olbrzymia baza danych, która do prawidłowego funkcjonowania wymaga ciągłego zasilania w dane i dlatego musimy stworzyć taką organizację, która będzie w stanie zapewnić skuteczne działanie tego procesu),
cele terminowe (im dłuższe wdrożenie to z jednej strony potencjalna utrata korzyści wynikających z samego faktu wdrożenia, a ponadto to również koszty ? dostawca systemu z pewnością będzie chciał odzyskać koszty wynikające z długiego wdrożenia).

Wdrożenie oprogramowania ERP to proces, który prawidłowo zaplanowany powinien trwać nie dłużej niż 12 miesięcy (oczywiście duże znaczenie na czas trwania wdrożenia mają przede wszystkim wielkość organizacji oraz stopień skomplikowania procesów wewnętrznych).

ERP