Archiwa tagu: analiza ryzyka

Zarządzanie projektem (project management)

Aktualnie jednym z najważniejszych narzędzi stosowanych w firmach jest metodyka zarządzania projektami (project management). Zarządzanie projektami może być stosowane zarówno w obszarach tworzenia nowych produktów, ale mogą to być również zadania związane z budową nowych obiektów (budowli), ciągłego doskonalenia (modyfikacja wyposażenia produkcyjnego, realizacja działań związanych z usuwaniem skutków reklamacji jakościowych), czy realizacji projektów związanych z funduszami europejskimi.

Zarządzanie projektem to całość zadań narzędzi, technik oraz organizacja niezbędne do jego realizacji.

Każdy projekt cechuje się następującymi elementami:
– jednoznaczne określenie zadań oraz celów. Cele każdego projektu obejmują:
— określenie końcowego rezultatu w postaci produktu, wyrobu,
— koszty projektu oraz niezbędne zasoby
— terminy (początek projektu, koniec projektu oraz kroki milowe).
– określenie ram czasowych realizacji projektu oraz jego zakończenia,
przypisanie ról i zadań osobom stanowiących zespół realizujący projekt,
określenie zasobów niezbędnych do realizacji projektu (personel, narzędzia, maszyny, środki finansowe, wyposażenie),
względna nowość realizowanych zadań (zarządzanie projektem często wykorzystywane jest do nadzorowania innowacyjnych, jednorazowych zadań w firmie).
Aktualnie coraz częściej przed rozpoczęciem projektu przeprowadzana jest kompleksowa analiza ryzyka (zarówno w odniesieniu do projektu, jak również do jego zarządzania). Jako ryzyko rozumiemy możliwość wystąpienia niekorzystnych zdarzeń, które będą skutkowały możliwością nieosiągnięcia założonych celów projektu.

Zwykle projekty to działalność różna od działań rutynowych wykonywanych w firmie (sprzedaż wyrobów, fakturowanie, produkcja, czy realizacja zakupów).

Elementami składowymi zarządzania projektami są kroki milowe, które są szczególnym wynikiem osiągniętym podczas realizacji projektu (krok milowy to termin lub punkt czasowy określony w projekcie).
Ścieżka krytyczna jest drogą prowadzącą od początku projektu do końca projektu, na której suma czasów cząstkowych ma wartość minimalną. Wszystkie zdarzenia oraz przejścia znajdujące się na ścieżce krytycznej są również określane jako krytyczne.

Diagram GANATT’a przedstawia poszczególne etapy realizacji projektu na wykresie czasu za pomocą belek poziomych. Inną forma przedstawienia i wizualizacji projektu może być zrealizowana za pomocą diagramu PERT ( przedstawia przebieg projektu za pomocą strzałek oraz węzłów) i jest podstawową metodą opisującą ocenę realizacji etapów projektu.

Jednym z głównych narzędzi stosowanych do oceny realizacji projektu jest system wskaźników, które mogą być skutecznym narzędziem oceny stanu realizacji realizacji projektu.

Project management
Project management

Business Inteligence (BI)

Business Inteligence (BI) obejmuje metody zbierania, przygotowania, oceny oraz prezentacji rozproszonych i niehomogenicznych danych.

Narzędzia analityczne BI dają kierownictwu przegląd aktualnej sytuacji firmy lub organizacji i tym samym mogą być jednym z narzędzi pomocnym podczas przeprowadzania analizy ryzyka w firmie.

Jednym z celów stosowania Business Inteligence jest stworzenie w jednym miejscu wiedzy na temat statusu, potencjału i długoterminowych perspektyw firmy oraz rynku i konkurencji.
Głównym użytkownikiem tej wiedzy jest kierownictwo firmy, które otrzymuje szereg informacji mających na celu ułatwienie podejmowania różnych decyzji operacyjnych i strategicznych w firmie.

Dla osób zarządzających przygotowywane są różne informacje, pochodzące z różnych źródeł i zwykle wymagają dużego nakładu na ich uzyskanie (zebranie).

Informacje takie mogą dotyczyć:
– oceny sytuacji akcji na rynku kapitałowym, która wymaga analizy szeregu aspektów funkcjonowania firmy (posiadacz różnych szczegółowych informacji jest w stanie osiągnąć znaczące korzyści finansowe),
– ustalenia strategii zakupowej surowców wykorzystywanych w firmie w poszczególnych miesiącach roku kalendarzowego (na podstawie danych historycznych, uwzględniając przy okazji kursy walut oraz koszty kredytu i nowe źródła potencjalnych dostaw).
– oceny sytuacji na wybranym rynku w zakresie możliwości sprzedaży starego modelu samochodu (na przykład w krajach rozwijających się),
– decyzji czy warto otworzyć przedstawicielstwo firmy w wybranym kraju (gdzie firma jeszcze nie jest reprezentowania).

Początkowo do przygotowania informacji biznesowych wykorzystywano ręczne metody, jednakże wraz ze wzrostem ilości danych coraz częściej do tego celu wykorzystywane są narzędzia informatyczne.

Dzisiejsze platformy BI są tak skonstruowane, że wykorzystują różne źródła danych wewnętrzne i zewnętrzne, które automatycznie są przygotowane do wykonania raportu w postaci zestawienia graficznego.

W pierwszym kroku tworzenia BI zbierane są dane z różnych obszarów, które następnie zapisywane są magazynach danych zwanych „Data Warehouse„. Następnie dane te są sortowane i odpowiednio przygotowywane do późniejszego wykorzystania przez różne komórki organizacyjne firmy lub organizacji (produkcja, sprzedaż, zakupy, kontrola jakości, finanse oraz kierownictwo firmy).
Business Intelligence może być również jednym z narzędzi dostarczających kierownictwu firmy danych do opracowania wskaźników procesowych (KPI), które przy okazji mogą być istotnym narzędziem przy zarządzania firmą (jeden z wymogów systemów zarządzania jakością).

Business Intelligence to inwestycja, która może się zwrócić w bardzo krótkim czasie, a biorąc pod uwagę fakt, że konkurencja może już mieć takie narzędzia to warto o niej pomyśleć przy okazji budowania nowocześnie zarządzanej firmy.

BI

Analiza ryzyka

Aktualnie żyjemy w bardzo dynamicznie zmieniających się czasach, którym towarzyszy rewolucja internetowa.

Pojawiają się nowe formy prowadzenia działalności, rynek podlega bardzo dynamicznym zmianom, a to wszystko sprawia, że każda firma musi stale monitorować sytuację na rynku, w firmie i w otoczeniu firmy. Dlatego coraz większego znaczenia nabiera konieczność prowadzenia działań skierowanych na obniżenie negatywnego wpływu ryzyka na funkcjonowanie firmy, poprzez podejmowanie odpowiednich działań służących przeciwdziałaniu i ograniczaniu ryzyka.

Ryzyka związane z prowadzeniem działalności biznesowej można podzielić na 5 głównych grup, w szczególności obejmują one:
ryzyka strategiczne – firma przygotowując biznes plan stara się rozpoznać sytuację występująca na rynku i tym samym dąży do minimalizacji ryzyka związanego z podjęciem działalności biznesowej. Prawidłowe zaplanowanie biznesu jest o tyle istotne, że większość nowych firm upada w pierwszych dwóch latach od momentu rozpoczęcia działalności. Właściwie opracowany biznes plan, uwzględniający wszystkie aspekty i warunki prowadzenia działalności gospodarczej, jest w stanie dać nam szczegółowy przepis na prowadzenie działalności lub wręcz odwieźć nas od jej podejmowania (brak rynku na oferowane przez firmy produktów jest przyczyną upadku prawie połowy nowo powstałych firm).
ryzyko zgodności z prawem – wprowadzając nowe produkty lub usługi zawsze musimy mieć na uwadze konieczność sprawdzenia aktualnie obowiązujących regulacji prawnych, zarówno w zakresie niezbędnych certyfikatów, dopuszczeń, badań, ale również regulacje związane z aspektami ekologicznymi (utylizacja naszych wyrobów, odprowadzanie ścieków),
ryzyka operacyjne – każda firma dysponuje określonymi środkami materialnymi i niematerialnymi, które wykorzystuje do prowadzenia działalności biznesowej. Głównymi środkami wykorzystywanymi w działalności również biznesowej są media (energia, woda, gaz), których dostępność warto tak zabezpieczyć, aby unikać czasowej niezdolności firmy do pracy. Istotne mogą być również ryzyka związane ze zmianami warunków występujących na rynku pracy (dostęp do pracowników, wysokość kosztów pracy). Część ryzyk operacyjnych leży po stronie firmy, ale część może również występować zewnątrz, na które firma ma minimalny wpływ (możemy próbować minimalizować ich wpływ zawierając odpowiednie umowy).
ryzyka finansowe – wśród ryzyk finansowych najważniejszym jest utrata płynności, która może wystąpić pomimo wykazywania przez firmę zysku operacyjnego. Tym samym warunki płatności stosowane przez firmę wobec jej klientów, mogą znacząco przyczynić się do minimalizacji tego ryzyka (jeśli firma płaci za towary po 14 dniach od ich zakupu, to podobne warunki powinna próbować uzyskać od swoich klientów, niestety bardzo często warunki płatności występujące na rynku to 60, a nawet 90 dni). Zatory płatnicze były i w przyszłości również będą jednym z głównych ryzyk prowadzenia działalności biznesowej.
ryzyka utraty reputacji – w sytuacji gdy firma wypuści na rynek nieprzetestowany lub wadliwy wyrób mogą pojawić się reklamacje jakościowe, których obsługa może znacząco wpłynąć na sytuacje firmy na rynku. Konsekwencją utraty reputacji przez firmę, mogą być inne zagrożenia takie jak ryzyka finansowe.

Narzędzia Lean Manufacturing

Na rynku występuje szereg narzędzi informatycznych pozwalających na identyfikację, ocenę i monitorowanie poziomu ryzyka w sposób jakościowy i ilościowy. Dlatego warto wdrożyć w firmie takie narzędzia, ponieważ bez nich nie będziemy w stanie odpowiednio szybko reagować na pojawiające się niekorzystne trendy biznesowe (występujące zarówno wewnątrz, jak i zewnątrz firmy).

Analiza ryzyka