Firmy zmagają się z podwyżkami wielu składników kosztowych, w tym także związanych z kosztami pracy. Dlatego aby je obniżyć, względnie aby uzyskać oszczędności związane z zatrudnieniem pracowników coraz częściej wykorzystywana jest forma zdanego wykonywania pracy (w ogłoszeniach o pracę można coraz częściej spotkać taką formę zatrudnienia).
Praca zdalna przede wszystkim eliminuje koszty dojazdu do oraz z pracy, co w wielu przypadkach wynosi miesięcznie nawet 200-300 PLN (dojazd samochodem, odległość do pracy ok. 20 km). Nie tylko koszty finansowe są istotne w takim przypadku, ale również czas dojazdu może mieć duże znaczenie (wliczając korki czas dojazdu może wynosić 1 godzina i dłużej).
Również dostępność pracowników na rynku pracy sprzyja rozwojowi tej formy zatrudnienia (pracownicy wykazują coraz mniejszą wolę do relokacji, co w wielu przypadkach może być barierą uzyskania przez firmę pracownika). Szczególnie jest to istotne w rejonach, gdzie występuje niski poziom bezrobocia i jednocześnie wysokie nasycenie rynku pracy oraz w zawodach wymagających wysokich kompetencji (technicznych, organizacyjnych, menedżerskich).
Najczęściej praca zdalna spotykana jest w branży IT, ale z drugiej strony właśnie branża IT oraz telekomunikacja stwarzają warunki do wykonywania pracy zdalnej innym zawodom takim jak handlowcy, prawnicy, księgowi, specjaliści ds. kadr i płac, specjaliści BHP, dziennikarze, copywriterzy, tłumacze, specjaliści ds. logistyki, spedytorzy, pełnomocnicy ds. systemów jakości.
Na przykład w przypadku spedytorów, dzięki występowaniu na rynku internetowych portali wspierających zarządzanie flotą, czy pozyskiwaniem zleceń ofertowych, nie jest istotne czy pracownik przychodzi do pracy. Większe znaczenie nabiera fakt, czy firma ma ciągłość zleceń transportowych oraz czy pokrywa koszty związane z realizacją usług transportowych. Ma to duże znaczenie w sytuacji, gdy praca biurowa wiąże się z przebywaniem w pracy 8-10 godzin dziennie, i przy okazji występuje konieczność długiego dojazdu do pracy (łącznie dzienny czas potrzebny do wykonywania pracy może sięgnąć 11-12 godzin). Zresztą w przypadku spedytorów muszą oni mieć ciągły kontakt z kierowcami, w sytuacjach problematycznych (awaria samochodu, kontakt z klientem, inne sytuacje i okoliczności, których nie da się przewidzieć).
Przy okazji wykonywania pracy zdalnej mogą być wykorzystywane różne narzędzia, takie jak wideo- oraz telekonferencje, narzędzia do zarządzania projektami, portale branżowe (logistyka, transport), mobilne aplikacje IT, połączenia tunelowane (VPN), aplikacje Whatsapp. Tym samym w wielu przypadkach pracownik może być dostępny on-line i w różny sposób może być zintegrowany z zespołem pracowniczym firmy.
Wykonywanie pracy zdalnej nie wyklucza konieczności pojawienia się pracownika firmie na jeden czy więcej dni w tygodniu/miesiącu/, w celu przeprowadzenia szczegółowych uzgodnień, omówienia raportów, przeprowadzenia szkoleń, analiz, rozwiązania ewentualnych problemów związanych z wykonywaniem przez niego zadań.
Jeśli zatem praca zdalna jest możliwa do wprowadzenia od strony technicznej i organizacyjnej to warto rozważyć możliwość jej zastosowania, bo może stać się dla firmy elementem przewagi konkurencyjnej (na przykład w firmach działających w branży SSC/BPO, ang. shared services center/business process outsourcing).
Chcąc uzyskać dodatkowy efekt obniżenia kosztów, warto rozważyć możliwość wykonywania przez pracownika pracy na rzecz innych firm (dzięki takiemu rozwiązaniu w naszej firmie pracownik będzie pracował na część etatu i jednocześnie będzie mógł pracować w innych firmach na podobnych zasadach). Ewentualnie do rozważenia jest skorzystanie z outsourcingu, czyli zamawianie usług czy wykonywania pracy w firmach zewnętrznych (w takim przypadku pracownik wykonujący dla nas pracę nie jest bezpośrednio zatrudniony w naszej firmie).
