Archiwa tagu: CRM

Enterprise Content Management (ECM)

Enterprise Content Management (ECM) to system udostępniania informacji wewnątrz firmy, bazujący na technologiach internetowych. Celem systemu ECM jest zbieranie danych firmy, które następnie są udostępniane uprawnionym pracownikom firmy, zgodnie z wcześniej ustalonymi prawami dostępu.

Tym samym w systemie ECM zbierane są różne dane, mniej lub bardziej usystematyzowane, które pochodzą z różnych źródeł (bazy danych, internet, korespondencja e-mailowa, systemy ERP, CRM lub z dokumentów papierowych).

Informacje mogą być archiwizowane w różnym formacie, na przykład papierowe dokumenty skanowane, OCR/ICR, formularze lub dokumenty w formacie XML.
Dokumenty za pośrednictwem ECM mogą być udostępniane zarówno pracownikom firmy, jak również firmom zewnętrznym (na przykład dostawcom, w zakresie wymagań dostaw, produktów, procedur jakościowych lub klientom w zakresie planu dostaw, udostępnianie wymagań jakościowych i technicznych).

Struktura systemu ECM bazuje na następujących 5-ciu komponentach:
zbieranie danych – obok ręcznego i półautomatycznego możliwe jest również w pełni automatyczne pobieranie danych z systemów komputerowych takich jak ERP, CRM (za pośrednictwem specjalnych interfejsów),

przygotowanie i wykorzystanie danych – na tym etapie następuje właściwe zarządzanie i to tutaj każdy pracownik dostrzega korzyści z systemu ECM. To tutaj dane zebrane na pierwszym etapie są administrowane, obrabiane i wykorzystywane (Documents Management, Web Content Management, Records Management, Workflow). Na tym etapie następuje również zarządzanie dostępem do danych, zgodnie z ustalonymi prawami dostępu do danych,

tymczasowe zapisywanie danych – dane zapisywane są w różnych systemach magazynowania danych (systemy plikowe, Cache, Data Base, Data Warehouse). W zależności od ważności danych podlegają one różnym okresom przechowywania (korespondencja handlowa, umowy, oferty, wskaźniki procesowe, biznes plany) lub też udostępniane są bez zapisywania w długim okresie (dane pochodzące z systemów komputerowych),

archiwizowanie danych – następuje w długim okresie, zwykle wynoszącym co najmniej 10 lat i ważne przy tym jest aby były odpowiednio zabezpieczone. Podczas archiwizowania danych istotne jest również, aby prowadzić stosowane zarządzanie zmianami dokumentów (dokumenty które straciły ważność przenoszone są do archiwum rewizyjnego),

dostarczanie danych – to po pierwsze przygotowanie danych dla klientów lub pracowników w taki sposób, aby były przydatne do użycia (najczęściej w postaci XML, PDF, JPG, TIFF lub w postaci list plikowych). Na tym etapie bardzo istotne jest bezpieczeństwo danych (elektroniczne podpisy, autoryzacja) oraz dostęp do danych za pośrednictwem praw dostępu (DRM – Digital Rights Management). Dystrybucja danych może odbywać się w różny sposób, na przykład jako mailing, Newsletter, Fax, EDI, SMS-y lub publikacje papierowe.

Jednym z podstawowych założeń tworzenia systemu ECM w firmie jest konieczność zagwarantowania dostępu do danych pochodzących z różnych systemów informatycznych występujących w firmie (musi być zagwarantowana umownie). Jeśli firma zatrudnia kilkaset lub więcej pracowników, z których kilkadziesiąt lub kilkaset do wykonywania swoich obowiązków potrzebuje dostępu do danych pochodzących z systemów ERP, CRM, wtedy brak możliwości pobrania różnych danych może być bardzo dużym problemem w implementacji EDM. Ale nie tylko kwestia samego braku dostępu to problem, ponieważ dzięki systemowi ECM występuje również możliwość obniżenia kosztów użytkowania systemów ERP, CRM, poprzez wykorzystanie możliwości prezentacji w systemie ECM wybranych danych pochodzących z tych systemów, bez konieczności zakupu specjalnych licencji (do systemu ERP, CRM i innych).

Systemy ECM są bardzo interesującym narzędziem, w szczególności w przypadku średnich i dużych organizacji.

Enterprise Content Management

Zarządzanie relacjami z klientem (CRM)

W czasach przed rewolucją przemysłową, gdy produkcja masowa nie była tak bardzo powszechna, handlowcy oraz rzemieślnicy budowali swoje relacje z klientami na bazie relacji osobistych. Często sprzedawca, czy rzemieślnik znał osobiście swojego klienta, doskonale znał jego potrzeby, zachowania i możliwości zakupowe. Gdy nagle klient przestał u niego kupować, czy też zamawiać usługi, wtedy zastanawiał się co w tej sytuacji należy zrobić?

Wraz z nasycaniem się rynku i ciągłym doskonaleniem procesów wewnętrznych firm, również proces pielęgnowania relacji z klientami nabiera zupełnie nowych form i jednocześnie wykorzystywane są w tym celu coraz bardziej wyszukane metody.

Aktualnie firmy stoją przed nowymi wyzwaniami związanymi z:
– coraz bardziej nasyconym rynkiem (w większość wyrobów oferowanych na rynku),
– otwarciem i internacjonalizacją rynku, w szczególności dzięki wykorzystaniu internetu,
– występowaniem na rynku subwencjonowanych produktów i usług,
– występowaniem hedonistycznych zachowań klientów, przy jednocześnie spadającej ich lojalności,
globalizacją, przy jednoczesnym spadku oprocentowania kapitału na rynkach kapitałowych,
wzrostem adaptacji konkurencji do zmian rynku,
spadkiem rentowności (wzrost znaczenia efektu skali).

Propozycja firmy Lean-Soft – oprogramowanie Lean-CRM:

Jednocześnie na rynku wygrywają firmy, dla których nie tylko zysk jest najważniejszy, ale te które przy okazji osiągania zysków są w stanie jak najlepiej zaspokoić potrzeby swoich klientów. Do tego aby móc osiągnąć skuteczny dialog między klientem i naszą organizacją, warto stworzyć wiarygodny system służący do zarządzania relacjami między firmą, a klientem.
Biorąc pod uwagę powyższe wyzwania coraz większego znaczenia nabierają narzędzia służące do stworzenia interfejsu między klientem, a naszą organizacją. Bazują one najczęściej na komputerowych technologiach informacyjno-komunikacyjnych, które pozwalają firmom na osiągnięcie przewagi nad konkurencją.

Jednym z tego typu narzędzi jest oprogramowanie CRM (Customer Relationship Management), które pozwala na optymalizację i usystematyzowanie procesu kontaktu z klientem (rozwiązania B2B lub B2C). W koncepcji CRM klient znajduje się w centrum uwagi i tym samym wszystkie procesy organizacji są stworzone z punktu widzenia klienta (punktem wyjścia do budowania procesów w firmie są procesy klienta).

Podstawowym założeniem przy wdrożeniu oprogramowania CRM jest stworzenie długookresowej relacji między firmą i klientem, która ma pozwolić nie tyle na osiągnięcie jednej transakcji, ale bardziej na wpieranie klienta podczas jego działalności biznesowej (w obszarach, w których specjalizuje się nasza firma).

Cutomer Relationship Management

Komputerowe wsparcie biznesu

Komputerowe wsparcie biznesu jest jednym z istotniejszych elementów, które każda firma musi brać pod uwagę. Z jednej strony komputerowe wsparcie to strona WWW, której forma i skomplikowanie uzależniona jest od rodzaju biznesu (zdarzają się formy prowadzenia działalności gospodarczej, które opierają się wyłącznie na internecie – e-biznes). Obecność firmy w internecie staje się w praktyce koniecznością, gdyż ten kanał sprzedażowy jest doskonałym uzupełnieniem działań sprzedażowych każdej firmy.

Z drugiej strony każda firma rozliczająca się formie książki przychodów i kosztów zmuszona jest do rejestrowania każdej operacji sprzedaży towarów i usług, która może się odbywać na dwa sposoby:
kasa fiskalna (paragony sprzedażowe),
oprogramowanie księgowo-finansowe (dokumenty sprzedaży – faktury).

Wsparcie planowania działalności za pomocą oprogramowania Lean-CAD firmy Lean-Soft sp. z o.o..

W przypadku niektórych form działalności gospodarczej może wystąpić konieczność prowadzenia pełnej gospodarki magazynowej (operacje przychodów, rozchodów, inwentaryzacji) i wtedy skutecznym narzędziem wspierającym firmę w tym zakresie jest oprogramowanie ERP (Enterprise Resource Planning)

Poza tym bardzo istotnym elementem każdej działalności gospodarczej jest utrzymywanie właściwych relacji z klientami i dostawcami. Najlepszym narzędziem na zarządzania bazą klientów jest oprogramowanie CRM (pozwala doskonale zaplanować działania związane zarówno z potencjalnymi, jak i z istniejącymi klientami).

W ramach nadzoru nad jakością naszych produktów możliwe jest zastosowanie oprogramowania CAQ (Computer-Aided Quality), które w dużym stopniu pozwala na automatyzację procesów wewnętrznych firmy, a z drugiej strony może się przyczynić do obniżenia kosztów działalności.

Ciekawą rozwiązaniem dla firm znajdujących się na początku działalności jest możliwość zastosowania rozwiązań Open Source, przy czym w tym przypadku warto zwrócić uwagę na bezpieczeństwo informacji biznesowej.

Systemy komputerowe w firmie są w stanie wypracować przewagę nad konkurencją, dlatego każdy przedsiębiorca powinna rozważyć możliwość zastosowania nowoczesnych narzędzi wsparcia biznesu jakimi są aplikacje komputerowe wspierające różne procesy wewnętrzne w firmie.