Archiwa tagu: ERP

Enterprise Content Management (ECM)

Enterprise Content Management (ECM) to system udostępniania informacji wewnątrz firmy, bazujący na technologiach internetowych. Celem systemu ECM jest zbieranie danych firmy, które następnie są udostępniane uprawnionym pracownikom firmy, zgodnie z wcześniej ustalonymi prawami dostępu.

Tym samym w systemie ECM zbierane są różne dane, mniej lub bardziej usystematyzowane, które pochodzą z różnych źródeł (bazy danych, internet, korespondencja e-mailowa, systemy ERP, CRM lub z dokumentów papierowych).

Informacje mogą być archiwizowane w różnym formacie, na przykład papierowe dokumenty skanowane, OCR/ICR, formularze lub dokumenty w formacie XML.
Dokumenty za pośrednictwem ECM mogą być udostępniane zarówno pracownikom firmy, jak również firmom zewnętrznym (na przykład dostawcom, w zakresie wymagań dostaw, produktów, procedur jakościowych lub klientom w zakresie planu dostaw, udostępnianie wymagań jakościowych i technicznych).

Struktura systemu ECM bazuje na następujących 5-ciu komponentach:
zbieranie danych – obok ręcznego i półautomatycznego możliwe jest również w pełni automatyczne pobieranie danych z systemów komputerowych takich jak ERP, CRM (za pośrednictwem specjalnych interfejsów),

przygotowanie i wykorzystanie danych – na tym etapie następuje właściwe zarządzanie i to tutaj każdy pracownik dostrzega korzyści z systemu ECM. To tutaj dane zebrane na pierwszym etapie są administrowane, obrabiane i wykorzystywane (Documents Management, Web Content Management, Records Management, Workflow). Na tym etapie następuje również zarządzanie dostępem do danych, zgodnie z ustalonymi prawami dostępu do danych,

tymczasowe zapisywanie danych – dane zapisywane są w różnych systemach magazynowania danych (systemy plikowe, Cache, Data Base, Data Warehouse). W zależności od ważności danych podlegają one różnym okresom przechowywania (korespondencja handlowa, umowy, oferty, wskaźniki procesowe, biznes plany) lub też udostępniane są bez zapisywania w długim okresie (dane pochodzące z systemów komputerowych),

archiwizowanie danych – następuje w długim okresie, zwykle wynoszącym co najmniej 10 lat i ważne przy tym jest aby były odpowiednio zabezpieczone. Podczas archiwizowania danych istotne jest również, aby prowadzić stosowane zarządzanie zmianami dokumentów (dokumenty które straciły ważność przenoszone są do archiwum rewizyjnego),

dostarczanie danych – to po pierwsze przygotowanie danych dla klientów lub pracowników w taki sposób, aby były przydatne do użycia (najczęściej w postaci XML, PDF, JPG, TIFF lub w postaci list plikowych). Na tym etapie bardzo istotne jest bezpieczeństwo danych (elektroniczne podpisy, autoryzacja) oraz dostęp do danych za pośrednictwem praw dostępu (DRM – Digital Rights Management). Dystrybucja danych może odbywać się w różny sposób, na przykład jako mailing, Newsletter, Fax, EDI, SMS-y lub publikacje papierowe.

Jednym z podstawowych założeń tworzenia systemu ECM w firmie jest konieczność zagwarantowania dostępu do danych pochodzących z różnych systemów informatycznych występujących w firmie (musi być zagwarantowana umownie). Jeśli firma zatrudnia kilkaset lub więcej pracowników, z których kilkadziesiąt lub kilkaset do wykonywania swoich obowiązków potrzebuje dostępu do danych pochodzących z systemów ERP, CRM, wtedy brak możliwości pobrania różnych danych może być bardzo dużym problemem w implementacji EDM. Ale nie tylko kwestia samego braku dostępu to problem, ponieważ dzięki systemowi ECM występuje również możliwość obniżenia kosztów użytkowania systemów ERP, CRM, poprzez wykorzystanie możliwości prezentacji w systemie ECM wybranych danych pochodzących z tych systemów, bez konieczności zakupu specjalnych licencji (do systemu ERP, CRM i innych).

Systemy ECM są bardzo interesującym narzędziem, w szczególności w przypadku średnich i dużych organizacji.

Enterprise Content Management

Planowanie zasobów firmy (ERP)

Pojęcie Enterprise Resource Planning (skr. EPR) obejmuje rozwiązania informatyczne, służące do optymalizacji różnych procesów wewnętrznych w firmie takich jak produkcja, finanse, logistyka, personel, sprzedaż, itd. Tym samym pracownicy z różnych działów wykorzystujący oprogramowanie ERP korzystają ze wspólnych danych, które wykorzystują w różnych procesach mając na celu uproszczenie i przyspieszenie procesów planowania zasobów oraz sterowania ich realizacją.

Planowanie w firmie to systematyczne definiowanie celów oraz przygotowywanie zadań, które mają na celu osiągnięcie zdefiniowanych celów. W wyniku procesu planowania powstaje plan, w którym określone są dane pożądane (np. wynikające z zamówień klientów).

Proces planowania nierozłącznie związany jest z procesem sterowania, który następuje po planowaniu i polega na organizowaniu, nadzorowaniu i zapewnieniu realizacji zadań pod kątem osiągnięcia wcześniej zaplanowanych ilości, terminów, jakości i kosztów.

Planowanie i sterowanie w firmie obejmuje następujące procesy:
– planowanie zasobów surowcowych,
– planowanie środków finansowych,
– planowanie zdolności produkcyjnych,
sterowanie produkcją.

Oczywiście planowanie i sterowanie może być realizowane w firmie ręcznie lub przy pomocy prostych narzędzi takich jak produkty MS Office, jednakże w większych firmach i w firmach, posiadających dużą liczbę, wielopoziomowych produktów, planowanie ręczne staje się niemal niemożliwe lub bardzo kosztowne (wymaga dużo czasu i środków, a do tego i tak występuje duże ryzyko popełnienia błędów).

Jednocześnie przy planowaniu ręcznym występuje duże ograniczenia w zakresie możliwości wykorzystania automatów, które można wbudować w systemie informatycznym (przekroczenie stanów minimalnych może wiązać się z automatycznym utworzeniem zamówień lub wysłaniem maila informacyjnego).

Proces planowania wdrożenia ERP

Dlatego najlepszym rozwiązaniem staje się zastosowanie rozwiązań informatycznych, dzięki którym firma jest w stanie znacznie obniżyć koszty, w wyniku:
– lepszego wykorzystania środków produkcji,
– redukcji czasów produkcji,
– redukcji ręcznych procesów planistycznych (wykorzystywanych każdorazowo od początku),
– optymalizacji pracy organizacji (pracowników w różnych obszarach),
– optymalizacji stanów magazynowych (materiałów, półwyrobów i produktów gotowych),
– optymalizacji wielkości partii surowców zakupowych (lepsza wiedza o potrzebach materiałowych pozwala na obniżenie kosztów zakupów),
– redukcji kosztów magazynowania,
– poprawie jakości produkcji,
– poprawie sytuacji finansowej firmy (płynność, zyskowność),
– poprawie terminowości produkcji.

Każdy proces planowania wdrożenia systemu ERP powinien zostać poprzedzony analizą celów i możliwości, w szczególności obejmującą:
cele kosztowe (koszt wdrożenia i późniejsze koszty serwisowania i obsługi systemu nie powinny zbytnio obciążać finansów firmy),
cele ludzkie (wielkość firmy, pracownicy muszą zostać odpowiednio przeszkoleni, a ponadto do momentu osiągnięcia pełnego wdrożenia organizacja w dalszym ciągu musi prawidłowo funkcjonować) ,
cele organizacyjne (struktura organizacyjna, liczba niezbędnych licencji, oprogramowanie ERP to olbrzymia baza danych, która do prawidłowego funkcjonowania wymaga ciągłego zasilania w dane i dlatego musimy stworzyć taką organizację, która będzie w stanie zapewnić skuteczne działanie tego procesu),
cele terminowe (im dłuższe wdrożenie to z jednej strony potencjalna utrata korzyści wynikających z samego faktu wdrożenia, a ponadto to również koszty ? dostawca systemu z pewnością będzie chciał odzyskać koszty wynikające z długiego wdrożenia).

Wdrożenie oprogramowania ERP to proces, który prawidłowo zaplanowany powinien trwać nie dłużej niż 12 miesięcy (oczywiście duże znaczenie na czas trwania wdrożenia mają przede wszystkim wielkość organizacji oraz stopień skomplikowania procesów wewnętrznych).

ERP